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WNH Expertise
- ASSISTANTE DE DIRECTION
2014 - maintenant
Secrétariat général :
- Gestion des plannings des collaborateurs en lien avec celui des experts comptables pour la supervision des dossiers et les rendez-vous avec les clients
- Organisation des réunions techniques (préparation des locaux, gestion des agendas, préparation des power point)
Assistance auprès de la direction :
- Gestion de l’agenda des experts comptables, et prises des rendez-vous
- Gestion des déplacements
Administration général :
- Secrétariat (mise en forme des courriers, gestion du courrier entrant et sortant)
- Traductions occasionnelles
- Facturation auprès des clients et gestion de la supervision par les experts comptables
Technique :
- Assistance auprès du responsable du service juridique pour la mise en forme du secrétariat société
- Assistance auprès du responsable en charge du suivi comptable et financier du cabinet pour le contrôle de la facturation
- Assistance auprès des collaborateurs pour la gestion électronique des documents.
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FAURECIA
- ASSISTANTE DE DIRECTION ET RH
2012 - 2014
Assistanat de Direction : En lien étroit avec le Directeur :
- Accueil des visiteurs (Clients, prestataires),
- Gestion des agendas (Réunions, conférences téléphoniques),
- Organisation des déplacements (Billets, réservation d'hôtel, visas),
- Logistique de réunions, séminaires,
- Oblitérer, ouvrir, trier et distribuer le courrier dans le respect de la confidentialité,
- Gestion des courriers et e - mails (Réception, réponse, transmission),
- Suivi de dossiers (Présentations, rapports, comptes - rendus, formalités, relances),
- Coordination de la circulation d'informations auprès des autres services,
- Classement, archivage (Papier et électronique),
- Suivi du budget du service et de la commande de consommables et fournitures.
Assistanat de Ressources Humaines : En lien étroit avec le Directeur des Ressources Humaines :
- Être l'Interlocutrice privilégiée des Instances Représentatives du Personnel (06 syndicats),
- Préparer les ordres du jour, rédiger et suivre la traçabilité des dossiers et des comptes - rendus (CE, DP, CHSCT, Comité de Direction),
- Mise en conformité des systèmes documentaires du site en vue de la certification ISO 14001 ainsi que pour la mise en place de la fiche de suivi individuel des salariés dans le cadre de la démarche pénibilité,
- Rassembler, préparer et mettre en forme les informations sociales du site ou de la Direction,
- Participer à la réalisation du rapport annuel unique et des plans de formation,
- Participer à la mise en place et au suivi du DU (Document unique),
- Participer à des actions de communication interne (Journal d'entreprise, mémos juridiques...).
Assistanat de Contrôle de Gestion : En lien étroit avec le Directeur Responsable Administratif :
- Vérifier mensuellement les factures, les notes de frais, remplir les suivis de budgets et préparer le reporting budget mensuel,
- Réaliser les tableaux de bord et analyse demandée.
Assistanat du Comité de Direction : En lien étroit avec les membres du Comité de Direction :
- Veiller à la conformité de la composition des rapports et annexes au regard des cahiers des charges,
- Prendre en charge la recherche et le collationnement d’informations techniques et s'assurer de la bonne destination des documents.
- Demander, préparer et mettre en forme les dossiers divers (Préparation de Powerpoint).
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MEDEF ADEFA
- ASSISTANTE DE DIRECTION ET DE FORMATION
2011 - 2012
Assistanat de Direction : En lien étroit avec le Directeur :
- Gérer l’agenda, ses déplacements, ses courriers.
- Gérer les relations avec les partenaires (Région, Rectorat, DIRECCTE, Branches, OPCA, Antennes de formation).
- Participer à la gestion de l'association (Conseil d'Administration, Assemblée Générale, et autres réunions).
- Participer à la vie interne de l'ADEFA (Communication, réunions internes).
Assistanat de Formation : En lien avec le Responsable des formations d'apprentis :
- Gestion des contrats d'apprentissage.
- Suivi de l'assiduité et gestion des absences.
- Préparation, planification et participation aux réunions pédagogiques.
- Relation téléphonique avec les apprentis, les entreprises et les antennes de formation.
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IKEA
- ASSISTANTE DE DIRECTION, CHARGEE DES RESSOURCES HUMAINES, RESPONSABLE PLANIFICATION
Plaisir
1999 - 2011
- Analyser les historiques de contacts par mois / semaine / jour,
- Collecter les prévisions d’évènements : Activités commerciales (Nouveaux clients, nouveau produits, mailings), interventions techniques, congés, périodes annuelles (fêtes, jours fériés…),
- Analyser les ressources disponibles quantitatives (Nombre de collaborateurs et postes de travail) et qualitatives (Compétences validées, niveau d’expérience),
- Mettre en cohérence les objectifs de service et le droit du travail,
- Mettre en place des scénarios de charge et préconiser un ou plusieurs choix,
- Définir le planning collectif et individuel à l’aide d’outils informatiques adaptés,
- Contrôler les écarts quotidiens,
- Corriger les plannings.
- Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations de la Direction dans le respect de la confidentialité.
- Suivre le CA, les Clients, la Marge, la Productivité…
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques de la Direction.
- Gérer l’agenda de la Direction.
- Préparer les ordres du jours et participe aux réunions, effectue le compte - rendu (Comité de Direction, CE, CHSCT, DP, réunion Encadrement …).
- Organiser les élections professionnelles (Préparation des listes du personnel, des bulletins des OS, envoi des courriers …).
- Organiser les séminaires (Réservation hôtel, billets de train, billets d’avion …).
- Gérer le budget des fournitures et consommables informatiques, commander et mettre à disposition les fournitures et les imprimés magasins dans le respect et l’optimisation des coûts.
- Suivre le bon fonctionnement du matériel bureautique du magasin (Fax, photocopieurs, imprimantes …).
- Oblitérer, ouvrir, trier et distribuer le courrier dans le respect de la confidentialité.
- Effectuer le suivi des plannings des responsables, de la modulation des collaborateurs par services, des réunions mensuelles équipes.
- Effectuer le suivi de la communication interne en matière de CA et de la presse locale.
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations,
- Suivre et mettre à jour les dossiers individuels des salariés et réaliser les déclarations réglementaires,
- Collecter les besoins en formation du personnel et en réaliser une synthèse,
- Elaborer et actualiser les supports de suivi et de gestion des ressources humaines (Tableaux de bord sociaux, grilles de salaires plannings des congés, absentéisme, intérimaires …),
- Renseigner le personnel sur la législation sociale et les spécificités de la structure,
- Mettre en place les élections des représentants du personnel,
- Suivre le traitement des mesures disciplinaires et des relations avec les instances légales (Inspection du travail, Conseil des prud'hommes, ...),
- Accueillir les nouveaux salariés et favoriser leur intégration dans la structure,
- Recrutement (Tri des CV, réponse à candidature, ...),
