Lille
Assistanat de Direction
- Préparer, animer les réunions, rédiger les ODJ et les comptes-rendus, suivre les actions à mener
- Organiser les déplacements et coordonner les agendas réaliser les ordres de missions
- Accueillir et orienter les appels ou les personnes (internes et externes)
- Déterminer, organiser et planifier les séminaires, événements ou salons
- Etre linterface entre les chefs de services, les secrétariats des enseignes, les syndicats et la DRH
- Réaliser des tableaux de bords, des slides powerpoint et des organigrammes
- Assurer le bon affichage des documents au sein de lagence (CR des DP, évènements société)
Gestion administrative
- Gérer les stocks, les transports, les approvisionnements
- Rédiger les courriers, les notes de service réceptionner et dispatcher le courrier
- Organiser, structurer le classement
- Préparer, instruire les dossiers, rechercher les informations
- Gérer le parc de véhicules, la téléphonie/internet, les assurances, les fournitures et les consommables
- Etablir les fiches de non-conformité (qualité) et en assurer le suivi
- Gérer les appels doffres
- Créer et mettre en forme les newsletters
Gestion du personnel / RH
- Sélectionner, convoquer, recevoir les candidats et effectuer les réponses négatives
- Etablir les contrats de travail et les DUE
- Gérer les plannings poseurs (internes / externes)
- Manager une équipe de 3 personnes
- Suivre les congés payés, les demandes de CET, de temps partiels
- Vérifier les feuilles dheures suite au pointage
- Déclarer les accidents du travail
- Veiller au respect des visites médicales
- Réceptionner les arrêts maladie, les transmettre en paie puis gérer les statistiques
Gestion commerciale
- Etablir les devis, relancer les prospects
- Enregistrer les commandes et suivre les livraisons
- Résoudre les problèmes, traiter les SAV
- Prise en charge de l'export pendant les périodes de congés
- Suivre trois Directeurs dagences & commerciaux
- pige/veille commerciale
- MAJ des données commerciales dans le CRM
Comptabilité et Recouvrement
- Facturer et suivre les règlements (les impayés)
- Gérer les réclamations, les litiges
- Vérifier les factures fournisseurs
- Programmer les virements
- Négocier les délais de paiement (trésorerie)
- Vérifier et valider les notes de frais à laide de SAP/SPIRIDON
- Assurer le suivi des honoraires des banques et des conseils
- Suivre les budgets des N+1 grâce aux reportings des frais
- Calculer les intéressements des IC
Mes compétences :
Anticiper
Communiquer
Écouter
Organiser
