Société foncière lyonnaise
- Responsable des Services Généraux / Assistante de Direction
Paris
2009 - 2014
Foncière Immobilière cotée - Paris - Secrétariat Général
Assistanat du Secrétaire Général
➢ Organisation, suivi des dossiers du Secrétariat Général (corporate, événements, DSI, juridique, RH, formation professionnelle, audit interne) – interface entre les différentes équipes
➢ Préparation des dossiers du Conseil d’Administration et des Comités, tenue des registres, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux, formalités diverses, suivi des jetons de présence, relations avec les administrateurs, organisation des Assemblées Générales
➢ Organisation de l’agenda, coordination des réunions et des déplacements
Responsable des Services Généraux
➢ Locaux : suivi des baux, assurances, pilotage du déménagement (transfert du siège social), gestion des espaces, travaux, respect des règles de sécurité, maintenance des locaux, signalétique
➢ Management : encadrement de 2 assistantes, supervision des hôte(sse)s d’accueil et pilotage des différents prestataires, mise en place ou amélioration des procédures, planification des activités en fonction des événements et des projets en cours, participation au Comité de Développement Durable
➢ Achats : négociation et suivi des contrats, choix des prestataires après élaboration de cahiers des charges et mise en place d’appels d’offres, achats
➢ Gestion Administrative et Budgétaire : tableaux de bord, reporting
➢ Communication interne : recueil des besoins, information des équipes
➢ Logistique : archivage, courrier, coursiers, fournitures, stocks, hygiène/propreté
➢ Services/équipements : accueil, standard, réceptions, traiteurs, abonnements, reprographie, parc automobile, parking, voyages, contrôle d’accès, relations avec le PC de sécurité
Restaura
- Assistante de direction / Office Manager
2006 - 2008
Foncière immobilière - Paris
➢ Assistanat du Directeur France
➢ Gestion des contrats fournisseurs et supervision des prestataires (copieurs, téléphonie, assurances, etc.) / organisation et pilotage du déménagement de deux sites (regroupement sur un immeuble) – encadrement du chauffeur et des hôtesses d’accueil
➢ Montage de dossiers : locations / vente / financements / contentieux / réhabilitation / mise en copropriété ou divisions en volumes - préparation des autorisations administratives (permis de construire, etc.) en relation avec la gestion de patrimoine, les responsables techniques, les architectes, géomètres et les conseils (avocats/notaires)
➢ Suivi des dossiers de location (vérification des dossiers, visites, états des lieux, mise à jour du site et des tableaux de bord)
➢ Interface entre les différents services de Restaura Paris (financier, gestion de patrimoine, commercial, technique) et le siège de la Société à Barcelone
➢ Organisation et suivi des réunions du conseil de surveillance/conseil d’administration d’une société cotée à la Bourse de Paris – diffusion des informations réglementées, communiqués de presse, en relation avec le service « Corporate » à Barcelone et nos conseils juridiques
➢ Suivi du secrétariat juridique des sociétés françaises du groupe en relation avec les conseils juridiques
➢ Organisation d’évènements divers (notamment inauguration d’un ensemble immobilier d’habitation à Boulogne-Billancourt)
➢ Rédaction/relecture, suivi de la documentation commerciale / traductions / en relation avec le service Marketing (Barcelone) et notre agence de communication
Cabinet Gide, Loyrette & Nouel d'avocats d'affaires international
- Assistante Juridique bilingue
Paris
1993 - 2006
Cabinet d'avocats - Paris
Département Opérations et Financements Immobiliers (sept. 99–fév. 06) - Assistante bilingue d'un associé
➢ gestion des dossiers et suivi de l'activité (ouverture, facturation, relances, statistiques)
➢ agenda, déplacements
➢ gestion du planning des stagiaires du département
Direction Comptable et Financière (mars-sept. 99) - Assistante commerciale en charge de la relance clients
➢ mise au point, en concertation avec la direction générale, la direction financière et les associés du Cabinet de la stratégie à adopter en vue du recouvrement des impayés
➢ suivi et relance des factures impayées
Desk International (sept. 98 - mars 99)
➢ interface entre le bureau de Paris (500 personnes) et les 14 bureaux étrangers (190 personnes)
➢ facturation
➢ assistance auprès des associés et collaborateurs en poste dans les bureaux étrangers lors de leur séjour à Paris (secrétariat, organisation de déplacements, démarches administratives...)
Département Entreprises en difficulté - Contentieux (déc. 93 - sept. 98) – Assistante bilingue
➢ secrétariat, recherches, documentation, facturation
➢ préparation des dossiers, suivi des procédures
