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GALLOZZI
maintenant
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Salini
maintenant
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Gerim
maintenant
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S.T.P
- Assistante de direction
2015 - 2017
Gestion de l'entreprise en collaboration avec le gérant, secrétariat classique, mise en place d’une organisation interne, accueil physique et téléphonique, transmission des données au comptable, contact avec les syndics, planification et création des bons d’intervention, création des bons de commandes reçus par mail ou directement à l’agence
Réception des appels, mail des gardiens, syndics pour les demandes de dépannage (O.S, D.M.D.V, D.I)
Création des bons de travail reçus par mail (Logiciel Batappli)
Programmation des commandes reçues, suite aux prises de RV avec les locataires, pour faire intervenir les plombiers (préparation des tournées journalières)
Création et mise en page de documents type (avis d’arrêt d’ eau, T.V.A simplifiée, bon d’intervention ….)
Vérification des interventions avant transfert en facturation, enregistrement des règlements.
Relance des factures impayées auprès des syndics
Création des cartes de visite avec logo, création d’un site internet avec référencement
Gestion du personnel (création et suivi des tableaux prépayes du mois, mise en place et suivi de la mutuelle, création des dossiers salariales, gestion des absences, A.T, A.M. CIBTP….)
Mise en place de la médecine du travail A.P.S.T, paiement des cotisations, programmation des visites médicales
Création et suivi des cartes carburant, gestion des C.G des véhicules
Préparation et mise en paiement de toutes factures prestataires
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SET environnement (désamiantage)
- Assistante technique service travaux
2014 - 2015
Création des dossiers entreprise/chantier, création des bordereaux de suivi des déchets dangereux amiantés (B.S.D.D.A) création des fiche d'identification des déchets (F.I.D), gestion des bons de commande chantier (matériel, produit, benne, contrôle d'armoire électrique) imputation des charges sur logiciel, vérification des factures avant mise en paiement, gestion des note de frais du service, classement des analyses, traitement et acheminement des R.F.T (D.O.E), facturation selon le mode opératoire (M.O) ou plan du rapport complémentaire (P.R.C)
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Belle france & beaux arts
- Assistante de direction appel
2012 - 2014
Assistante de direction appel d'offres C.D.I Rupture conventionnelle
Entreprise restauration et réhabilitation du patrimoine monument historique - Maçonnerie - Pierre de taille - Paris
Appel d'offres : Veille sur le BOAMP alerte des avis de consultation, sélection, téléchargement du RC, création du fichier informatique. Réponse, AE DC1 DC2 noti2 présentation et réalisation des documents annexes, relance des métreurs extérieurs pour la réception des données (mémoire technique D.P.G.F) acheminement.
Secrétariat de la direction (courrier, courriel, gestion d'agendas très fluctuants, rendez-vous prioritaires (litigieux, chantier)
préparation de dossier, suivi des O.S, avenant, notification) gestion des mails, note de frais. Suivi de parapheurs, tableau de bord d`activités.
Enregistrement des devis (création d'un n°, saisie sur le tableau suivi, création du dossier papier) envoi MO et MOE
Relances des levées de réserves restant à parfaire dans le cadre de la garantie de parfait achèvement.
Mise en page et envoi des bilans financiers, D.O.E
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B.T.P
- Assistante technique
2008 - 2012
DECOBAT – Paris 2ème, VENTIL GAZ – Méry-sur-Oise 95, CLIMESPACE – Paris 1er, CROUE-LANDAZ Architecte – Paris 20 ème , EMTE HVAC – Levallois Perret 92, Atelier des compagnons entreprise plomberie - Saint-Ouen 93, LAINE DELAU entreprise gros œuvre Groupe Vinci– Nanterre 92, S.E.E.F entreprise second œuvre - Gennevilliers 92, SECHAUZ & BOUSSUYT Groupe Ginger - 93 Rosny-sous-Bois, GERIM Groupe Dutilleul - 92 Boulogne Billancourt, Groupe Optim Maitre d’œuvre - Ivry sur Seine 94, SALINI Maitrise d’ouvrage clef en main - le Bourget 93
Lettre de commande aux entreprises
Paramétrage du logiciel Multi-devis (devis, bibliothèque, facture, bon de commande, fournisseur, client)
Gestion des contrats de sous-traitance
Planification des interventions urgentes du S.AV : Ouverture des dossiers sinistre IMH en accord avec la garantie DC.
Commander et suivre l'affichage des permis de construire et démolir
Traiter les réclamations des clients pendant l'année de parfait achèvement et les diffuser aux entreprises prestataires
Concevoir et gérer le classement des dossiers pour l'archivage à la date DROC
Assistanat d'un directeur et de 2 chargés d'affaires gestion administrative et financière c'est à dire répondre au mails établir les lettres de commandes,demande les liasses administratives, prendre contact avec les sous-traitants pour la signature des marchés, établir la facture selon la phase effectuée, participer au réunion hebdomadaire, saisir et vérifier les situations des entreprises pour débloquer les fonds, gestion des contrats clients.
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OTH BÂTIMENTS Bureau
- Assistante technique et commerciale
2001 - 2008
Secrétariat du responsable, collaboration avec une équipe de 5 ingénieurs secrétariat, gestions des commandes fournitures des bureaux pour le groupe, gestion et contrôle des notes de frais, édition des factures, organisation et présentation des vœux de fin année.
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C.D.I - S.A. GALLOZZI
- Secrétaire de direction d'appel d'offres
1999 - 2000
: Secrétaire de direction d'appel d'offres C.D.I - S.A. GALLOZZI -
Entreprise de restauration et réhabilitation du patrimoine monument historique - Couverture, Plomberie, étanchéité
Secrétariat du PDG, gestion du service administratif d'une équipe de 4 conducteurs de travaux , traitement et diffusion du courrier, réponse aux appel d'offres, gestion des devis, mise à jours des références qualités, contrat de sous-traitants, décompte général définitif, création et éditions de factures, situation, certificat de paiement, ordre de service suivi des dossiers chantiers, demande de prix, commande de matériel
