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MedinCell
- Assistante de Direction
2016 - maintenant
Assistante des 4 responsables de la société, je suis chargée d'optimiser l'organisation de leurs agendas, en prenant en charge les réservations de voyage ainsi qu'en contactant tous les acteurs internes et externes désireux de les rencontrer.
Entreprise en expansion et active à l'international dans son secteur d'activité, MedinCell innove dans ses produits et organisation.
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Consortium CGIAR (France)
- Assistant to the General Counsel
2015 - 2016
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M. Chapoutier S.A. (France)
- Assiatante de direction
2014 - 2014
Organisation d'agenda très chargé, des déplacements tant privés que professionnels
Rôle d’interface interne et externe
Suivi et gestion des dossiers ponctuels liés à la direction générale
Rédaction de courriers
Maintenance de la base de données des contacts et autres dossiers nécessaires au quotidien de la Direction.
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Knauf Insulation Group Marketing (Belgique)
- ASSISTANTE DU SERVICE MARKETING
2012 - 2014
- Tenue du tableau de bord du service, vue globale des déplacements et des réunions
- Gérer les agendas du Group Marketing Director (Board Member) et de deux autres directeurs, ainsi que l'entièreté de leurs voyages et notes de frais
- Assurer la communication au sein du service ainsi qu'avec les autres services et contacts externes à l'entreprise
- Assurer le respect des procédures d'entreprise par tout le service
- Gérer complètement l'organisation des conférences relatives aux diverses divisions du service, tant en Belgique qu'à l'étranger - de 20 à 150 personnes provenant de tous les continents.
- Gestion des réservations et transferts, contact avec les agences locales, les hôtels, inspections préliminaires et organisation des expéditions d'échantillons
- Responsable des commandes dans SAP, depuis la création de nouveaux fournisseurs, à l'introduction des demandes de commandes ainsi que des approbations de paiement - Soutien administratif du service : approbation des notes de frais, des congés, organisation du classement général du service, organisation des vidéos conférences (système de vidéo interne ou Webex)
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Knauf Insulation (Belgique)
- PERSONAL ASSISTANT
2011 - 2012
- Gestion des agendas, organisation des déplacements (billets, hôtels, visa, taxis, locations de voiture etc)
- Mise en place et organisation des réunions et conférences
- Etablir les notes de frais
- Créer, consolider les rapports de productions quotidiens, mensuels et trimestriels au travers de Microsoft Office et SAP
- Créer des présentations sur PowerPoint
- Accueillir les clients et visiteurs ainsi qu'assurer leurs réservations de transferts et d'hôtel pour les visiteurs si nécessaire Classement et archivage des dossiers
- Diverses tâches administratives
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D.S.W. EU Liaison Office (Belgique)
- OFFICE MANAGER
2003 - 2010
- Trésorerie : participer à la préparation du budget annuel des opérations, faire le suivi du budget général ainsi que des budgets de chaque projet, préparer les rapports de la -trésorerie mensuels, effectuer les virements bancaires, émettre les factures en utilisant l'E-banking
- Ressources humaines : chargée du recrutement, suivi des congés, responsable de l'établissement mensuel des salaires avec le secrétariat social, m'assurer que le règlement de travail était en ordre avec la législation sociale belge
- Affaires juridiques : Gestions des contrats avec le propriétaire, les sous-locataires, ainsi qu'avec les fournisseurs, l'administration belge et les compagnies d'assurance
-Gestion du bureau : passer les commandes ; m'assurer de la maintenance du matériel
informatique et bureautique ; gestion du courrier ; organisation des voyages ainsi que des événements de relations publiques comme les cocktails et les dîners
- Supervision de l'assistante administrative et soutien administratif de la Vice Executive Director
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Makhteshim Agan International Coordination Center (Belgique)
- MANAGING ASSISTANT de 4 directeurs (3 commerciaux et 1 agronome)
1997 - 2003
- Interface avec les maisons mères et les 20 filiales Européennes pour toutes les questions techniques et commerciales
- Suivi des programmes de développement de produits, des ventes et des livraisons
- Suivi des factures et des paiements ; coordination des programmes de développement d'essai pour 16 produits dans 12 pays (soit une moyenne de 100 essais par pays)
- Organisation de réunions et de 4 conférences annuelles en Belgique et à l'étranger (20 à 25 personnes) ; négociations et organisation avec les hôtels
- Diverses tâches administratives: agenda, organisation des voyages et des réunions, suivi des emails, établissement des frais professionnels, rédaction de courrier et rapports (prise de note en anglais)
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European Commission (Belgique)
- ASSISTANT
1996 - 1997
Support administratif pour 11 fonctionnaires, établissement des notes de frais et organisation des voyages d'affaires
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Berner SARL (France)
- EXECUTIVE ASSISTANTE
1995 - 1995
Organisation des voyages et rôle d'interface avec le siège en Allemagne
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YWCA of Madison (WI, USA)
- JUNIOR ASSISTANT
1992 - 1995
Supervision des deux assistantes administratives et des deux réceptionnistes ; maintenance de la base de données des donateurs ; émission des bons de
logement des familles sans abris ; responsable pour l'entièreté des publipostages (newsletters et collecte de fonds - 8.000 pièces) ; diverses tâches administratives
