-
Thales
- Assistante
Courbevoie
2020 - 2020
en charge de
De soutenir l'équipe SRA
De gérer appels téléphoniques
D'organiser et de planifier des réunions ( Salles visioconférences, préparation de PPT, restauration),
De mettre en forme les documents sur PPT, Word, Excel,
D'organiser les déplacements à l’étranger, séminaires (Vol et transfert, hôtel, taxi, location de voiture, Visa, passeport), sous Marco Polo/ Traveldoo et Concur
De rechercher, de collecter des informations requises, les classer et les synthétiser,
De gérer les commandes d'achats sur ERP
D'assurer le Back-up des assistantes entre Directions
-
Thales
- Assistante
Courbevoie
2020 - 2020
De soutenir l'équipe commerciale (1 directeur et 8 commerciaux)
De gérer l'activité du Directeur - membre du CODIR : (Agenda, mails, appels téléphoniques),
D'organiser et de planifier des réunions ( Salles visioconférences, préparation de PPT, restauration),
De mettre en forme les documents sur PPT, Word, Excel,
D'organiser les déplacements à l’étranger, séminaires (Vol et transfert, hôtel, taxi, location de voiture, Visa, passeport),
De rechercher, de collecter des informations requises, les classer et les synthétiser,
De mettre à jour base de données GCRM
D'assurer le Back-up des assistantes entre Directions,
-
Safran Aircraft Engines
- Assistante Administrative
Courcouronnes
2019 - 2019
Gestion de toutes les commandes du site de Corbeil Pôle moyens généraux
-
PFIZER
- ASSISTANTE A L'EUROPE(CDD)
Paris
2014 - 2018
Accueil physique des visiteurs,
Gestion des emails anglais/français,
Réception du courrier et traitement,
Gestion et suivi des notes de frais, facturations (abonnements presses),
Organisation d’événements France/Etranger (réunions, séminaires, déjeuners, etc….),
Coordination/Interface des relations entre différents services,
Contribution à la circulation de l’information (notes de services, mémos, publications, etc….),
Organisation des déplacements France/Etranger (réservation transports, hôtels, taxi/location de véhicules),
Conception de présentations Powerpoint et mise en forme de documents Word/Excel (tableaux croisés dynamiques, macro, publipostage),
Gestion des besoins en informatique (ordinateurs, logiciels, téléphonie, mobilier...),
Gestion des besoins en fournitures,
Archivage et classement des documents, des dossiers, etc…….
Gestion des commandes
Gestion des dossiers (anti-corruption, transparence) SAP,/NAYA
-
THALES AIR SYSTEMS
- ASSISTANTE DE DIRECTION (CDD)
2012 - 2013
Gérer l'activité de son Directeur.
Gérer les appels téléphoniques et la boite email.
Gérer l'agenda et organiser l'emploi du temps du Directeur.
Organiser et planifier des réunions, rendez-vous, déplacements à l’étranger, séminaires, conférence call, Visio, etc.....).
Conception et rédaction de courriers, notes, compte-rendu, tableaux de bords (mise en page et animation des présentations).
Gérer la logistique Administrative du Directeur (congés, RTT, tickets restaurants, achats, fournitures, EBI).
Assurer la préparation et le suivi des actions engagées.
Rechercher, collecter les informations requises, les classer et les synthétiser.
Diffuser les documents émanant du Directeur.
-
Naval Group (ex DCNS)
- ASSISTANTE DE DIRECTION (interimaire)
Paris
2010 - 2012
Gestion de l’agenda complexe et des rendez-vous ;
Filtrage des appels téléphoniques ;
Gestion des emails du directeur en anglais/français ;
Traitement du courrier (version papier et électronique) ;
Organisation des déplacements France/Etranger du directeur et des collaborateurs du service (réservation billets transports, hôtels, taxi ou location de véhicules, demandes de visa) ;
Gestion de l'organisation des visioconférences ou téléconférences pour réunions internes et externes ;
Gestion des abonnements presse papier/électronique, des factures et des notes de frais de l’équipe ;
Gestion du planning des congés
Organisation de l’évènementiel
Gestion et suivi des dossiers et des actions en cours ;
Mise en forme des documents word et réalisation des présentations PowerPoint, création de tableaux croisés dynamiques, reporting mensuel ;
Préparation des dossiers pour les réunions ou les déplacements
Système d’archivage et de classement des documents, des dossiers, etc…… ;
Montage des dossiers pour de nouveaux projets ;
Recherche d’informations sur internet, coordonne et facilite la circulation d'informations entre la Direction générale et les autres services de l'entreprise, et entre le Directeur et les différents membres de l’équipe du service.
-
Thales
- ASSISTANTE DE DIRECTION (interimaire)
Courbevoie
2010 - 2010
Aider à la préparation des missions des collaborateurs
Etablir les avis de visites
Réaliser la collecte et diffusion du courrier
Assurer l'approvisionnement des fournitures et gérer le budget associé
Assurer le bon fonctionnement des espaces de travail collaboratif
Assurer la diffusion des notes et informations
Aider les collaborateurs lors de leur intégration et dans pour certains aspects administratifs de leur travail
Organiser les réunions périodiques du service.
-
Corsair International
- ASSISTANTE (CDD)
RUNGIS
2008 - 2009
Filtrage téléphonique (environnement international)
Gestion de divers documents, notes, rapports et comptes-rendus
Organisation d déplacements, séminaires et réunions
Réalisation et suivi des engagements comptables divers du service
Gestion sélections de recrutement PN (CV, convocations, tests, embauches)
Gestion de compétences linguistiques des PNT (LPO - DGAC/LPE Language proficiency examiner)
Suivi des dossiers personnels PN (Visas/Passeports/licences/Badges ADP/VM)
Mise à jour des heures de vol PNT
Gestion de tableaux de bord
Back up des divers secrétariats DAA (Logistique, Régulation, Opérations, Planning)
Gestion d'archivage du service
-
Abbott Laboratories
- ASSISTANTE
Rungis
2000 - 2008
Apporter un support à la Direction des Ventes
Organiser les réunions internes/externes et les déplacements sur des Congrès au niveau Europe
Prendre en charge la réservation de chambres d’hôtel ou de billets d'avion pour des évènements internes et/ou externes (Si nécessaire rentrer directement en contact avec les clients)
Prendre des notes pendant les réunions de service et les mettre en forme
Assurer un support aux nouveaux arrivants et veiller à l’organisation des formations internes
Gérer les appels internes/externes et assurer l’interface avec les équipes de vente
Gérer les commandes internes (fournitures, autres…)
Gérer les demandes de documentations clients et commerciaux
Créer des tableaux de bord afin de faciliter le suivi de l’activité (suivi des devis, …)
Participer à l’organisation logistique d’événements particuliers pour les clients (symposium, workshops, congrès…)
Suivre les frais liés aux déplacements ; Suivre la facturation des dépenses du service (contrats, fournisseurs…)
Gérer les plannings de congés et de RTT de l’équipe
Système d’archivage et de classement des documents, des dossiers, etc…… ;
Montage des dossiers pour de nouveaux projets ;
Recherche d’informations sur internet, coordonne et facilite la circulation d'informations entre la Direction générale et les autres services de l'entreprise, et entre le Directeur et les différents membres de l’équipe du service.
Gestion des Appels d’Offres
-
ONERA
- SECRETAIRE
Palaiseau
1996 - 1999
Secrétariat du service :
Accueil téléphonique,
Accueil des visiteurs : demandes d’accès, restauration,
Traitement du courrier, rédaction de notes, lettres et compte rendus, préparation de dossiers,
Organisation et suivi de réunions,
Traitement et suivi des missions dans l’outil Goeland (inscription aux congrès, séminaires, réservation des billets, hôtels et voitures, demandes de visa, etc.),
Suivi des congés et JARTT,
Classement, stockage et archivage de dossiers.
Activités spécifiques :
Vérification et mise en paiement des factures pour les frais de dépôt, de procédure et d’entretien des demandes de brevet déposées par l’ONERA en France et à l’étranger,
Refacturation des frais avancés par l’ONERA à rembourser par les éventuels organismes
Extérieurs,
Suivi des tableaux de gestion et dépenses des frais du département,
Chargée de la Gestion de documents techniques et scientifiques classifiés "Confidentiel Défense".
Edition et diffusion des rapports techniques et des articles scientifiques via le logiciel documentaire de l’ONERA,
Stockage des documents dans l’outil GEDEON.
