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Fondation Saint Jean de Dieu, Centre médico-social Lecourbe
- Assistante de Direction, Assistante du Pôle Qualité/Communication
2015 - maintenant
Assistanat de Direction :
- suivi et traitement du courrier ARRIVÉE : ouverture, enregistrement et disparition aux différents services des courriers entrants selon une procédure établie sous ACCESS
- gestion du planning de la flotte automobile du Centre : enregistrement des demandes et gestion des véhicules, en collaboration avec les Responsable Technique
- élaboration et mise en oeuvre de supports de traçabilité : badges d'accueil, cartes de stationnement, manuel d'accueil...
- gestion de l'ensemble des salles de réunion du Centre
- assistanat auprès du Directeur du Centre : organisation des réunions et groupes de travail, filtrage téléphonique, prise de rendez-vous, rédaction courriers et comptes rendus....
Assistanat Pôle Qualité/ Communication :
Volet Qualité :
- mise à jour périodique du système documentaire : tenir la base de données des documents qualité, les classeurs de procédures, gérer l'archivage
- participation aux réunions qualité : organisation des réunions, préparer les supports de réunions, rédiger les comptes rendus, mettre à jour les plans d'action qualité
- contribution à la mise en place d'outils qualité : élaborer les outils de pilotage, saisir les fiches aactions planifier les projets, réaliser les logigrammes, participer à la mise en page et évaluation des procédures, protocoles, fiches et documents d'informations
- enregistrement et suivi des événements indésirables : saisir les événements dans le tableau de centralisation, suivre les actions correctives complémentaires
Volet Communication :
- participation à la Cellule communication du Centre médico-social : contribuer à l'élaboration du plan de communication interne/externe, à la mise en oeuvre des actions de communication
- collaboration à la conception et fabrication de supports de communication écrits : journal interne, invitation, note d'information....
- contribution à la mise en place de bases de données : partenaires, calendrier événements...
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Fondation Saint Jean de Dieu, Centre médico-social Lecourbe
- Assistante de Direction + support Ressources Humaines
2011 - 2015
Assistanat de Direction :
- Suivi & traitement du courrier ARRIVEE : ouverture, enregistrement et dispatching aux différents services des courriers entrants selon une procédure définie sous ACCESS
- Enregistrement et suivi des signalements d’évènements indésirables (envoi au Procureur et à l’Agence Régionale de Santé selon les cas)
- Gestion du planning de la flotte automobile du Centre : enregistrement des demandes et gestion des véhicules, en collaboration avec le Responsable Technique
- Gestion de l'ensemble des salles de réunion du Centre
- Assistanat auprès du Directeur du Centre : filtrage mailing sur les boîtes génériques du Centre, gestion de l’agenda du Directeur du Centre, organisation des réunions et groupes de travail, filtrage téléphonique, prise de rendez vous, rédaction courriers et comptes rendus...
Assistanat auprès du RRH : préparation des contrats et DUE, organisation et gestion des visites médicales, préparation d'une partie des variables pour la paye, suivi des diverses absences, déclarations des accidents de travail, support pour le suivi des absences (maladie, maternité, paternité), en lien avec les organismes concernés (CPAM et Complémentaire Santé), Relations Sociales : convocations aux différentes réunions mensuelles et extraordinaires du CHSCT, CE et DP, aide à la mise en place des Accords de Substitution à l'aide de tableaux de bords...
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ADEF Résidences
- Assistante Ressources Humaines
MERCOEUR
2009 - 2011
Contrats de travail : conseil auprès des opérationnels, élaboration des cdi, avenants, contrôle des cdd (environ 190 cdd par mois)
Exécution du contrat de travail : (période d’essai, titularisation, démission), gestion des visites médicales, suivi des absences (maladie, maternité, paternité) en lien avec les organismes concernés (CPAM et AG2R prévoyance)
Formation : mise en œuvre du plan de formation (suivi administratif)
Logement : information aux collaborateurs, interface entre les organismes partenaires (SALF, PROCILIA) et les salariés
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ADEF Résidences
- Assistante de Direction
MERCOEUR
2007 - 2009
RH : préparation des contrats et DUE, organisation & gestion des visites médicales, gestion des plannings, préparation des payes sous HyperVision, suivi des absences (maladie, maternité), déclarations d’accident de travail…
Hébergement : gestion des dossiers résidents (argent de poche, dossiers APA, APL & Aide Sociale), Etablir les dossiers en vue de l’admission d’un résident, Etablir les factures pour les différentes DASS …
Comptabilité : Enregistrer les factures des différents fournisseurs, Etablir les factures des résidents, Gestion des comptes résidents, Mise en banque des règlements, Etablir les rapprochements bancaires, Etablir l’état des monnaies …
Secrétariat : gestion des commandes de l’Etablissement, classements divers, Suivi et traitement du courrier, Encadrement du personnel d’accueil, Participation aux réunions CODIR …
Accueil : accueil physique et téléphonique des familles & institutions diverses, utilisation d’un standard téléphonique, filtrage téléphonique
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Mairie d'Angers, Service Médical
- Secrétaire Médicale
2004 - maintenant
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Maisons de Famille La Roseraie
- Assistante Responsable
2004 - 2007
RH : préparation des contrats et DUE, organisation & gestion des visites médicales, gestion des plannings, préparation des payes, suivi des absences (maladie, maternité), déclarations d’accident de travail…
Hébergement : Etablir les dossiers en vue de l’admission d’un résident, Visites de l’Etablissement aux familles, Mise à jour des dossiers résident, Mise en banque des règlements …
Secrétariat : gestion des commandes de l’Etablissement, classements divers, Suivi et traitement du courrier…
Accueil : accueil physique et téléphonique des familles & institutions diverses, utilisation d’un standard téléphonique, filtrage téléphonique….
Communication : Mise en page du journal LES TROIS FLEURS, du programme hebdomadaire de l’Etablissement, Création de la brochure de l’Etablissement sous Publisher
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Mairie d'Angers, Antenne Roseraie du Contrat de Ville
- Secrétaire
2003 - 2004
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SNCF, Direction de Paris St Lazare
- Assistante de Direction en alternance
2001 - 2003
