Menu

Florence POUPLOT

LA GARENNE-COLOMBES

En résumé

De formation BTS Assistante de Direction bilingue et d'une Chambre de Commerce Franco Britannique.

J'ai exercé au cours des 17 dernières années les fonctions successives d'Assistante de Direction puis Chef de Projets Congrès auprès d'Agences organisatrices d'évènements médicaux essentiellement(Albine Conseil, Europa Organisation, PLB Organisation, Publicis Care).

Cette activité pluridisciplinaire m'a permis de travailler :
- avec plusieurs sociétés savantes (SFC, FFC, CNCHG...) en interface avec les partenaires de l'industrie pharmaceutique et de matériel.
- en direct au sein de l'industrie pharmaceutique en qualité de Chef de Projets Congrès chez Novartis Pharma (BU Franchises Spécialisées) pendant un peu plus d'un an, chez AstraZeneca
- et auprès des partenaires de firmes de matériel (MEDTRONIC France) en qualité d'Assistante Marketing CRHF - Division CVG.

Mes compétences :
Adaptabilité en rapport avec la pluridisciplinarité des missions confiées. Aisance relationnelle et rédactionnelle. Autonome, polyvalente et rigoureuse. Sens de l'organisation et des responsabilités.

Exemple de compétences Chef de Pojets Congrès dans l'Industrie Pharmaceutique & Agence PCO :
. accompagnement des équipes dans le cadre des plans marketing
. élaboration cahier des charges & devis estimatifs
. lancement appels d'offres et retour agences PCO
. suivi des projets en interface avec les agences
. déclaration CNOM sous IDAHE
. facturation sous Eshop (interface SAP)
. gestion des invitations et suivi de la participation invités sous Crescendo (outil interne)
. Suivi Budgétaire, etc..

. recherche & suivi de sponsoring - Gestion exposition - Mise en place dossier technique
. Communication - suivi des impressions
. secrétariat scientifique (intervenants congrès)
. remboursement de frais
. tenue d'Agendas, organisation déplacements
. Gestion hôtellerie, programme social, transports..
. Gestion logistique et administrative
. suivi du budget congrès
. coordination sur site (ex. hôtesse de 5 à 80..)

Je souhaiterai à présent intégrer l'industrie pharmaceutique ou de matériel en qualité de Chef de Projets Congrès ou Coordinatrice d'événements. Je suis également ouverte sur les profils d'Assistante Marketing.

Mes compétences :
Adaptabilité
Aisance redactionnelle
Aisance relationnelle
Assistanat
autonome
Chef de Projets
Organisation
polyvalente
Rigoureuse
sens de l'organisation
Sens de l'organisation et des responsabilités

Entreprises

  • Medtronic France - Assistante Marketing CRHF - Division CVG

    2017 - maintenant Soutien des activités marketing en collaboration avec le Business Manager, le Responsable marketing CRHF & les chefs de produits.

    - Gestion de la communication sur les congrès & formations
    - Suivi administratif des lancements et des campagnes MKT
    - Interface avec les équipes de ventes sur l’aspect marketing sur le plan national
    - Interface avec les services clients, marchés et service des affaires réglementaires

    Réglementaire :
    - Gestion du circuit de validation des visuels (brochure, stands) en conformité avec la loi Bertrand
    (demande de soumissions pour obtention des visas ANSM )
    - de la documentation des projets, traçabilité et archivage My Source, RRD, Ecats...

    Communication & Marketing :
    - élaboration des stands en collaboration avec le responsable marketing, les chefs de produits et le
    business manager sur les congrès & éventuellement formation
    - gestion des visuels et des insertions pub dans revue spécialisées (Rythmologies…)
    - participation à la traduction et/ou relecture des documents marketing (brochures, présentations…)
    - assure la disponibilité des outils marketing et gère le suivi (brochures, posters...) sous RRD
    - Interface avec le services communication (conférence de presse… )

    Support Administratif :
    - Gestion des contrats de médecins (honoraires) montage avec le service compliance et suivi sous
    ecats
    - Préparation des dossiers pour déclaration unique au Sunshine 1 fois par an
    - Suivi du budget MKT & dépenses par ligne de produits de façon à anticiper les fins de quarter et
    anticiper au mieux l’année fiscale sur le tableau général
    - organisation des réunions de service et T&L équipe MKT selon le cas (congrès, étranger ...)
    - Coordination administrative avec Amex T&L & suivi des formations nationales et symposiums
    Européens
    - Gestion des mailings & mise à jour des bases de données fichier client
    - Commande de brochures et doc marketing pour les équipes terrain sous RRD
  • IRIS Conseil Santé, Groupe IMPE - Assistante Coordinatrice

    Courbevoie 2013 - 2015 Assistanat équipe Consultants Conseil Santé et Coordination des événements bi annuels : Chirurgie Ambulatoire et Blocs Opératoires.

    IRIS Conseil Santé est un cabinet de conseil et de formation auprès des établissements de santé de tous types. IRIS regroupe des consultants expérimentés qui offrent une double expertise médicale / soignante et économique. IRIS exporte également son savoir-faire à l'international.
  • PUBLICIS CARE - Chef de Projets Congrès

    Paris 2013 - 2013 Recherches et montage de dossiers dans le cadre de réponses à appels d'offres. Lieux, Budget, Recommandations....
  • AstraZeneca - Chargée de Congrès

    Rueil-Malmaison 2012 - 2013 (BU Oncologie - Infectiologie - Pneumologie)
    Principales Missions : Conception, achat, coordination et organisation des actions liées à la participation aux manifestation scientifiques
    (Congrès nationaux - Evènements Internes - Multiplex - Stands construits ou non - Symposiums)
    Accompagnement des équipes en interface avec les départements et prestataires dans l’organisation et la participation des manifestations (internes ou externes) et tout en respectant les guidelines internes à l’entreprise.
  • NOVARTIS - Chef de Projets Congrès

    RUEIL MALMAISON 2011 - 2012 Chargée de Congrès au sein de la BU Franchises Spécialisées chez NOVARTIS Pharma.
    Participation aux manifestations scientifiques (congrès nationaux, internationaux, symposia, stand alone - échanges cliniques - boards, stands construits ou non, salons, évènements internes) en accompagnant les équipes en interface avec les départements et prestataires dans l'organisation et la participation des manifestations (internes ou externes) et tout en respectant les guidelines internes à l'entreprise.

    Participation à l'encodage des dossiers 2011 de l'équipe Congrès sous le nouvel outil C & E (pilotage et suivi de l'activité financière interne & externe)
  • PLB Organisation - ( secteur Organisation d'évènements) - Chef de Projets Congrès

    2003 - 2010 . Commercialisation des expositions (stands, symposia, publicités et
    partenariats)
    . Gestion de l'exposition congrès
    . Elaboration et suivi des budgets - bilan financier
    . suivi de tous les postes administratifs,logistiques et dossiers techniques
    . Appels d'offres, sélection des sites (palais des congrès, parc d'exposition)
    et lieux d'évenements (soirées de congrès)
    . Secrétariat Scientifique
    . Suivi de la partie communication et impression
    . Appels d'offres prestataires (traiteurs, gardiennage; agences hôtesses,
    audiovisuel...)
    . Gestion & coordination des prestataires sur site
  • Europa Organisation - Chef de Projets Congrès

    Toulouse 2001 - 2003 (Secteur Organisation d'évènements)
    . Secrétariat Scientifique
    . mise en page programme scientifique, suivi impressions
    . appel d'offre prestataires (traiteurs, gardiennage, photographe,
    audiovisuel....)
    . recrutement hôtesses et suivi opértionnel sur site
    . Recherche site et lieux d'évènements
    . Assistanat opérationnel sur site .....
  • Albine Conseil - Assistante de Direction puis Chef de Projets Congrès

    Paris 1993 - 2001 (Secteur Organisation d'évènements)
    . Secrétariat Scientifique
    . mise en page programme scientifique, suivi impressions
    . appel d'offre prestataires (traiteurs, gardiennage, photographe,
    audiovisuel....)
    . recrutement hôtesses et suivi opértionnel sur site
    . Recherche site et lieux d'évènements
    . Assistanat opérationnel sur site .....

Formations

  • Chambre De Commerce Et D'Industrie Franco-Britannique (Paris)

    Paris 1991 - 1992 Anglais des Affaires
  • Ecole St Honoré

    Paris 1989 - 1991 BTS Assistante de Direction Bilingue

    BTS Assistante de Direction
  • Lycée L'Ermitage

    Maisons Laffitte 1987 - 1989 BAC A2 Philosophie - Lettres - Langues - Arts plastiques

Réseau