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Gwenaëlle PAILLIARD

FONTENAY SOUS BOIS

En résumé

• Plus de 20 ans d'expérience en assistanat de direction générale au sein de grands groupes (Crédit Lyonnais - Autoroutes du Sud de la France - Vinci) et en PME (grossiste en consommables informatiques)

• Une expérience de 3 ans comme assistante d'un DAF et d'un DRH dans une association (SOS Villages d'Enfants)

• A ce jour office manager de plusieurs organisations professionnelles dans la filière des vins et spiritueux

• Gestion et suivi de dossiers spécifiques dans différents domaines :
- suivi budgétaire : établissement d’un budget prévisionnel et reporting (état des dépenses – analyse des écarts par rapport au budget)
- saisie comptable dans Ciel et rapprochements bancaires - revues des comptes avec les commissaires aux comptes
- service généraux : recherches de prestataires - suivi des contrats
- communication : relecture et réécriture de documents, organisation de réunions et d’événements, campagne de publicité
- développement durable : indicateurs environnementaux et sociaux, rapport d'activité
- rédaction de courriers et de compte-rendus, présentations powerpoint

• Capacité d’anticipation et d’adaptation, gestion de plusieurs dossiers en même temps, rapidité d’exécution

• Solide, franche, à l’écoute des autres, patiente.

Mes compétences :
Gestion de projet
Comptabilité
Services généraux
Communication
Finance
Organisation
Sieges
SAP
Sage Accounting Software
Microsoft Office
Adobe Acrobat

Entreprises

  • Délégation Générale de Fédérations des Vins et Spiritueux de France - Assistante du délégué général

    2012 - maintenant Délégation Générale de Fédérations des Vins et Spiritueux de
    syndicat professionnel de négociants regroupant l'Union des Maisons et Marques de Vin (UMVIN) et la
    Fédération des Exportateurs de Vins et Spiritueux de France (FEVS)
    Assistante du délégué général et de son équipe
    * Gestion des adhérents - secrétariat
    - organisation logistique et préparation des dossiers des Conseils d'administration, des Assemblées
    générales et des autres réunions de la filière
    - mise à jour des accréditations des adhérents (base de données) ;
    - gestion des agendas (5 personnes) et des déplacements ;
    - appels de cotisation - suivi (relances - encaissements)
    * Comptabilité : saisie des pièces comptables de 4 organisations - journaux de banque - lettrage - revue
    des comptes trimestriels avec le cabinet comptable et annuels avec les commissaires aux comptes
    * Coordination avec les autres organisations de la Maison des Vins et Spiritueux : refacturation des
    dépenses (fonctionnement mutualisé) - gestion des contrats (téléphonie, informatique, entretien...)
    * Assistance auprès de la directrice de la Fédération des Tonneliers de France (appui logistique)

  • SOS Villages d'Enfants - association dans la protection de l'enfance - Assistante du directeur administratif et financier et du directeur des activités

    2009 - 2012 Assistante du directeur administratif et financier et du directeur des activités (14 villages en
    * Suivi de dossiers
    - gestion du parc automobile (250 véhicules) : commandes des véhicules, contrats et avenants LLD... ;
    - assurances dommages ouvrage ;
    - immobilier : achat ou vente de biens (hors legs et donations) ;
    - suivi des travaux du siège : relations avec les entreprises ;
    * Construction d'un nouveau village : montage et suivi des dossiers avec le conseil général (bail,
    admissions), l'architecte (permis de construire, travaux), les organismes financiers (prêt locatif social,
    subventions, garanties)
    * Démarche qualité : participation au groupe de travail pour la refonte des procédures ;
    * Comptes rendus de réunions : commission des finances - réunions budgétaires villages ;
    * Rapport financier et rapport d'activité : mise à jour des données

  • Nessink - Assistante du Président du groupe

    2008 - 2009 NESSINK - grossiste en consommables informatiques
    (3 entités : Courbevoie,
    * Rédaction de courriers et comptes rendus de réunion (PV du Comité de surveillance et des Assemblées
    Générales)

    * Création de supports de présentations (powerpoint) ;
    * Interface avec les conseillers financiers et les avocats (recherche d'investisseurs pour une
    augmentation de capital) ; dossiers juridiques (contrats - contentieux...)
    * Interface et assistance RH auprès des équipes commerciales, achats et comptabilité (suivi des
    absences, congés...)
    * Etablissement des règlements fournisseurs des 3 entités (chèques, traites) - tableau de bord de la
    trésorerie pour le service comptabilité

  • Vinci - Assistante du directeur de la communication et des RH

    Rueil-Malmaison Cedex 2007 - 2008 * Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda (RV, réunions, déplacements)
    * Assistance auprès des services presse (relecture des communiqués) et relations avec les actionnaires individuels (gestion de la boîte mails - inscription des actionnaires, organisation des visites actionnaires)
    * Assistance auprès du juriste chargé des affaires juridiques et sociales (organisation du comité de groupe composé des syndicats et du comité d'entreprise européen)

  • AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE - Assistante de la directrice chargée du développement durable

    RUEIL MALMAISON 2007 - 2007 * Rapport développement durable : appel d'offres pour le choix de l'agence de communication, sélection des photos - relectures/corrections de la maquette
    * Mise à jour des indicateurs environnementaux et sociaux et calculs de ratios/données pour différents supports(rapport financier, rapport DD, audit VINCI)
    * Création de supports de présentations (powerpoint)

  • AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE - Assistante du directeur de la communication

    RUEIL MALMAISON 1995 - 2006 * Budget de la direction (SAP) (2,5 millions EUR )
    - élaboration du budget prévisionnel
    - enregistrement des commandes ;
    - état mensuel des dépenses/budget et trimestriel (explication des écarts pour le contrôleur de gestion)
    - suivi des appels de fonds et des factures des campagnes publicitaires (presse, radio, TV) avec l'agence/régie
    * Gestion courante
    - mise à jour de certaines éditions : livret interne, annuaire téléphones de crise, rapport d'activité
    - contrats avec les partenaires/prestataires (en liaison avec la direction juridique)
    - boîte mails Communication (réponses aux internautes)
    - rédaction de courriers et comptes rendus de réunions - tableau de bord réunion hebdomadaire
    - relecture/réécriture de certains documents (communiqués de presse, lettres internes...)
    * Assistance pour l'organisation d'événements (séminaire cadres, Conseil d'administration...)

  • AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE - Secrétaire du directeur de la maîtrise d'ouvrage

    RUEIL MALMAISON 1992 - 1995 * Organisation de réunions techniques
    - réunions trimestrielles avec l'ensemble des équipes de maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre
    - décisions architecturales (bâtiments d'exploitation, gares de péage, aires)
    - jurys de concours (ouvrages d'art, aménagement section courante)
    * Courrier
    - enregistrement/gestion du courrier sur informatique (base spécifique)
    - rédaction de courriers - prise en sténographie, dictaphone

  • CREDIT LYONNAIS - Secrétaire du directeur de région - direction des agences Zone Asie Pacifique

    1990 - 1992 * Gestion des passages au siège des directeurs d'agences et des déplacements du Président du groupe en Asie
    * Organisation de la réunion annuelle "Zone Asie Pacifique" (ensemble des directeurs du siège et des agences)
    * Secrétariat du directeur et de son équipe (3 chargés d'affaires et 1 contrôleur de gestion)
    - nombreux contacts téléphoniques avec les agences ;
    - prise en sténographie (française et anglaise) du courrier ;
    - organisation des rendez-vous, réunions et déplacements

Formations

Réseau

Annuaire des membres :