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Coachenko
- Assistante de Direction
Saint-Jacques-de-la-Lande
2016 - 2017
Accompagnement à la mise en place et organisation de la start-up
(développement d'une application informatique de coaching sportif pour salles de sports).
Détails de l'expérience
- Mise au point des modèles de documents
- Organisation du système d'information documentaire informatique
- Interface avec les partenaires (banque, assurance, mutuelle, cabinet d'expertise comptable...)
- Petite comptabilité.
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Orange - Orange Cloud for Business
- Gestionnaire de Commandes
2014 - 2015
Mission effectuée
Poste intérimaire exercé au sein du service Achats dans le cadre d'un remplacement et dans l'attente de la réorganisation finale du service.
Poste en relation avec la Direction de la Business Unit à Paris, les porteurs de projets, les acheteurs et les services financiers qui sont dispatchés sur l'ensemble du territoire français et à l'international pour les interlocuteurs internes et les fournisseurs/prestataires de services en qualité d'interlocuteurs externes.
Collaboration avec un back office en Inde.
Langue de travail anglaise essentiellement via échange de courriels.
Détails de l'expérience
- Etablissement des demandes d'achats après validation des demandes de budgets présentées par les Chefs de Projet en Comité de Dépenses
- Surveillance du workflow de validation des demandes d'achats par les différents niveaux d'intervenants.
- Suivi/Reporting des ordres d'achat auprès des Chefs de Projet et du Comité de Dépenses.
- Réception des ordres d'achats après livraison des produits ou exécution des prestations intellectuelles.
- Enregistrement des factures présentées par les services comptables après accord des Chefs de Projet.
Outils de travail :
- base de données Oracle I Procurement NFPS
- ERP Oracle Novae
Quelques Chiffres :
- plus de 250 commandes
- plus de 5 138 935,00 € et 2 034 775,00 $ en ordres de commandes
Description de l'entreprise
Orange Cloud for Business est la filiale d'Orange Business Services. Elle regroupe en France et à l'International l'ensemble des équipes portant les activités de management des infrastructures IT, de Cloud Computing, d'applications et d'environnements de travail virtualisés pour les entreprises.
Site web de l'entreprise
www.orange-business.com/fr
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Campenon Bernard Construction (Groupe Vinci Construction France)
- Assistante Directeur Projet/Travaux - Conducteurs Travaux
2012 - 2014
Assistante Chantier Cité des Loisirs Courbevoie
www.cbconstruction.fr
Poste intérimaire exercé dans le cadre du chantier Cité des Loisirs Courbevoie du Groupement GTM Bâtiment/Campenon Bernard Construction et du Cabinet d'Architecture Les Ateliers 2/3/4 en qualité de Maîtrise d'Oeuvre.
C'est en groupement avec GTM Bâtiment que Campenon Bernard Construction réalise, en conception-construction, le projet de la Cité des Loisirs. Les Ateliers 2/3/4 (Jean Mas) ont conçu le projet avec le BET CET Ingénierie. Le chantier de construction donnera naissance à deux bâtiments de 8.000 m² chacun. Le premier, appelé espace festif, permettra d'accueillir jusqu'à 1000 personnes dans une configuration de salle polyvalente, 300 en salle de spectacle et 150 en salle de réception, réservées à des activités associatives et événementielles. Y sont également intégrés un Bureau d'Information Jeunesse, un espace Médias, 2 studios d'enregistrement, un café et un parking souterrain de 300 places. Le second, nommé Colombes, est réservé à un gymnase enterré, une cuisine centrale, un centre de loisirs accueillant 140 enfants et des locaux associatifs.
Chiffres Significatifs
- 4 grues
- 17.000 m3 de béton
- 1.100 tonnes d'armatures
- Surface (SHON) : 16.000 m2 (Festif : 8.263 m2, Colombes : 7.423 m2)
- 45 sous-traitants de rang 1
- 60 sous-traitants de rang 2
- Effectifs : plus de 200 personnes sur 1er trimestre 2014
Encadrement : 2 directeurs projet, 20 ingénieurs/conducteurs travaux, 5 chefs de chantier
Ma mission est d'assister les deux Directeurs de Projet du chantier et d'être le support aux Ingénieurs/Conducteurs Travaux. Un chantier est une entité à part entière délocalisée de l'entreprise, il convient donc de le considérer comme un nouveau service à mettre en place.
A ce titre, je suis à l'interface entre les acteurs internes (Directions GTM Bâtiment et Campenon Bernard Construction, Services RH/Paie, Service Prévention) et externes (Maîtrise d'Ouvrage, Maîtrise d'Oeuvre, Sous-Traitants de rang 1 et 2 voire plus).
Mes principales missions sont :
- installation et organisation secrétariat Base Vie chantier (mise en place procédure chrono courrier, système classement documents et archivage)
- logistique Services Généraux Base Vie (téléphone, courrier, approvisionnement/dépannage copieurs)
- prise en charge de la partie administrative des contrats de sous-traitance (contrôle/réclamation des pièces justificatives)
- suivi des contrats de sous-traitance (renouvellement des pièces administratives)
- prise en charge des demandes d'agrément auprès de la Maîtrise d'Ouvrage
- suivi réunions (convocations, diffusion comptes-rendus de réunion)
- contrôle d'accès chantier
- gestion électronique de documents (scannage/gestion base de données appication interne Vinci Vdoc)
- suivi administratif Encadrement chantier (planning absences/congés, feuilles de présence, reporting service RH/paie)
- gestion des stocks fournitures de bureau
- commandes et contrôles factures fournisseurs (fournitures de bureau, service de reproduction)
- prise en charge de toute la correspondance et des contrats de sous-traitance
- diffusion des plans
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GTM Bâtiment (Groupe Vinci Construction France)
- Assistante Directeur Projet/Travaux - Conducteurs Travaux
2010 - 2012
Assistante Chantier ENSTA
www.gtm-batiment.fr
En juin 2009, le Ministère de la Défense confie au groupement composé de Génécomi (Société Générale), Sogeprom (Société Générale), JB Lacoudre et H. Godet (Architectes), GTM Bâtiment (Vinci Construction France) et Cofely (GDF Suez), le financement, la conception, la construction et la maintenance du nouveau campus de l'ENSTA dans le cadre d'un Partenariat Public Privé d'une durée de 30 ans.
Le contrat, d'un montant de 305 millions d'euros, dont 125 millions d'euros de travaux, comprend la construction d'un bâtiment d'enseignement et de recherche, de 431 studios et logements et d'un gymnase.
Les travaux de construction, d'une durée de 24 mois, sont réalisés par GTM Bâtiment.
Situés à Palaiseau, sur les 6 hectares du site de l'Ecole Polytechnique, les bâtiments sont construits en hautes Qualité Environnementale avec, notamment, un système de chauffage géothermique.
Le campus de l'ENSTA accueille, en septembre 2012, 600 étudiants et 180 enseignants, chercheurs et personnels.
GTM Bâtiment est titulaire des lots Gros Oeuvre des bâtiments Ecole, Logements Etudiants et Gymnase et des Charpentes Métalliques de l'Ecole et du Gymnase.
Chiffres Significatifs
- 8 grues
- 51.000 m3 de terrassement
- 23.000 m3 de béton
- 955 tonnes d'acier
- 20 sous-traitants
- 120 compagnons (GTM Bâtiment + sous-traitants)
Encadrement chantier : 1 directeur projet, 4 ingénieurs travaux, 1 maître compagnons, 5 chefs de chantier
Ecole : Shon 23.431 m2, 3 étages, parking 250 places en sous-sol, 5 amphithéatres (2x60, 2x200, 1x400), foyer des élèves avec salle de musculation et de fitness
Logements Etudiants : Shon 11.708 m2, 5 bâtiments de 3 étages, 431 studios aménagés
Gymnase : Shon 2.269 m2, 150 places assises, équipements pour mur d'escalade, basket, vollet, hand et badminton
Ma mission est d'assister le Directeur de Projet du chantier et d'être le support aux Ingénieurs Travaux, Maître Compagnons et Chefs de Chantier.
Un chantier est une entité à part entière. Il convient donc de le considérer comme un "nouveau service" à mettre en place.
A ce titre, je suis à l'interface entre les acteurs internes (Direction GTM Bâtiment, Service RH/Paie, Service Prévention, Comptabilité) et externes (Maîtrise d'Ouvrage, Maîtrise d'Oeuvre, Sous-Traitants et Entreprises Corps d'Etat).
Mes principales missions sont :
- installation et organisation secrétariat Base Vie chantier (mise en place procédure chrono courrier, système classement documents et archivage)
- logistique "Services Généraux" Base Vie pour le compte de GTM Bâtiment et des Maîtrise d'Ouvrage et Maîtrises d'Oeuvres (téléphone, courrier, approvisionnement/dépannage copieurs)
- prise en charge de la partie administrative des contrats de sous-traitance (contrôle/réclamation des pièces justificatives)
- suivi des contrats de sous-traitance (renouvellement des pièces administratives)
- prise en charge des demandes d'agrément auprès des Maîtres d'Oeuvre
- facturation locaux bases vie/grues et relance paiement
- suivi réunions compte prorata (convocations, diffusion comptes-rendus de réunion)
- suivi HQE du projet
- gestion électronique de documents (scannage/gestion base de données application FusionLive et appication interne GTM Bâtiment Dymadoc)
- suivi administratif Encadrement chantier (planning absences/congés, feuilles de présence, reporting service RH/paie)
- gestion des stocks fournitures de bureau
- commandes et contrôles factures fournisseurs (fournitures de bureau, service de reproduction)
- prise en charge de toute la correspondance
- diffusion des plans
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New3S
- Collaboration Technique
PARIS 8
2009 - 2009
Collaboration avec l'agence de communication digitale New3S et Olivier Luisetti, spécialiste des réseaux sociaux. Mise au point d'une tour de bureaux virtuel en 3D.
(http://www.3d-trade-center.com/salon-corporation-3d/OLIVIER_LUISETTI/default.asp)
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Istanbul/Turquie
- Année sabbatique à l'étranger
2008 - 2008
Expériences diverses.
Intervenante en langue française dans une école maternelle privée (Adil Cocuk Evi). Groupe de 6 enfants entre 3 et 6 ans.
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Euriware Direction Régionale Ouest (Groupe Areva)
- Administrative et Commerciale
2004 - 2007
Assistante de l'entité CSV, Conseil Support Vente, ma mission consiste essentiellement â être le support dans le cadre des réponses aux appels d'offres.
L'agence CSV est le support avant-vente pour les commerciaux de la direction régionale nord-ouest de la société Euriware, filiale 100% du groupe Areva. Elle apporte également son aide aux autres directions régionales, et plus particulièrement au siège social parisien.
Ma mission principale est d'être le support aux réponses à appels d'offres. Dans ce cadre, j'ai en charge la constitution de la réponse administrative : collecte des informations générales de présentation de l'entreprise, informations commerciales, financières, présentation du dossier. Je suis garante de l'image de marque de la société par le contrôle du dossier, essentiellement dans son respect de la charte graphique, de sa présentation, de son orthographe et garante du délai de réponse. Les réponses techniques sont rédigés par des experts, ingénieurs, chefs de projets des différents métiers de la société. J'assure également une veille sur le code des marchés publics et la détection d'appels d'offres.
De plus, je tiens le rôle d'assistante administrative de l'agence (18 collaborateurs) : je contrôle et enregistre les notes de frais, j'ai la tenue des agendas et l'organisation des déplacements, je reporte au service paie des différents types d'absences, des congés payés, je commande et maintien le stock des fournitures de bureau. Je prends en charge les communications téléphoniques de l'agence et en assure le filtrage nécessaire.
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Euriware Direction Régionale Ouest (Groupe Areva)
- Assistante de Direction
2004 - 2007
Binôme de l'Assistante du Directeur Régional
Je supplée l'assistante en titre du directeur régional en cas de charge de travail et durant ses absences.
- filtrage téléphonique
- suivi,mise à jour agenda complexe
- organisation rendez-vous, logistique déplacement
- gestion de mails
- notes de frais
- organisation/suivi de réunions
- courriers spécifiques,
- suivi/tenue de dossiers particuliers
- revue de presse
- mise en forme documents
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DGI 2000/DGI Technologies (Groupe Vinci et Areva)
- Assistante de Direction / Assistante Commerciale
1990 - 2003
Permettre aux Ingénieurs d'Affaires de se consacrer à leur mission première : le rendez-vous clientèle et la négociation.
DGI Technologies, PME créée en 1985 sous le nom de DGI 2000, est une société spécialisée en CAO/DAO. La grande partie des collaborateurs dessinent les plans génie civil, instrumentation, électricité... de l'usine de retraitement des déchets nucléaires de la Hague. Elle fournit également des prestations informatiques de type installation réseaux, infogérance et de développement.
En 1990, sous l'impulsion de son actionnaire (aujourd'hui groupe Vinci), elle met en place un service commercial avec un objectif de diversification.
Mon intégration dans la société se fait dans le cadre de la création du service commercial.
Au départ collaboratrice de 2 personnes (responsable commercial et 1 ingénieur d'affaires), je deviens vite la collaboratrice d'une équipe qui atteint rapidement 6 personnes. Je suis également l'interface des chefs de projets liés aux affaires traitées par les ingénieurs d'affaires.
Ma mission consiste en la prise en charge totale des dossiers clients : de la phase "devis" à la phase "règlement". Ces dossiers traitent autant de prestations de fournitures matérielles que de prestations de services intellectuelles.
J'y développe les compétences sectorielles suivantes :
- Avant-Vente : Participation aux actions commerciales, constitution des offres techniques, commerciales et dossiers d'appels d'offres
- Relation Clients/Fournisseurs : Tenue et suivi administratif des dossiers clients de la phase Commandes Clients à la phase Règlement factures, recherche et suivi commandes fournisseurs
Après-Vente : Interface avec les équipes techniques de production et d'installation matériels, service comptabilité, service qualité
Je tiens également un rôle de gestion administrative de l'équipe : suivi absences/congés, visites médicales, organisation et logistique déplacements, contrôle notes de frais, feuilles de présence ainsi que pour le compte des équipes techniques gérées par les ingénieurs d'affaires dans le cadre de leurs dossiers.
Enfin, je complète l'assistante marketing dans sa surcharge de travail ou ses absences : principalement pour les mailings, événementiel (préparation, présence salons, organisation petits déjeuners...).
Assistance du Président Directeur Général :
- filtrage téléphonique, suivi et mise à jour agenda complexe
- organisation rendez-vous, logistique déplacement
- gestion de mails, notes de frais
- organisation/suivi réunions, organisation événements
- courriers spécifiques, mise en forme documents
- suivi/tenue de dossiers particuliers, revue de presse.
- ...
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Sociétés de Travail à Façon, de Formation et Concessionnaire Matériels
- Formatrice Systèmes de Traitement de Texte Dédiés
1982 - 1990
Formatrice sur les systèmes de traitement de textes dédiés des marques Rank Xerox (850 Ligne, 850 Page, 860, Documenter)
Wang, série OIS
Smh-Alcatel
Je deviens formatrice après avoir moi-même été utilisatrice dans le cadre du "travail à façon" (frappe de documents généralement techniques), les sociétés de l'époque étant très peu équipées.
Complètement indépendante dans l'organisation de mes cours, j'y développe les compétences suivantes :
Pédagogie
- Création plans de cours et cahiers d'exercices
Enseignement
- Dispense des formations de bases utilisateurs
- Dispense des formations complémentaires utilisateurs
- Evaluation niveau stagiaires
Administratif
- conventions de formation/attestations de stage
- organisation et plannings des cours
- suivi hot-line des stagiaires
Sur la période 1988/1990, je forme la totalité des secrétaires / assistantes du site industriel de retraitement des déchets nucléaires, l'usine d'Areva La Hague, pour le compte de la concession Rank Xerox cherbourgeoise.
