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Monia BELHADJ-KHALIFA

ECHIROLLES

En résumé

Mes compétences :
Photoshop CS4, Illustrator et Indesign/Quark X-pre
Dreamweaver
Flash et Fireworks
SAP Business One
Word, Excel
Infographiste
Quark Xpress
Microsoft Word
Microsoft PowerPoint
Microsoft Outlook
Microsoft Office XP
Microsoft Excel
Microsoft Access
Macromedia Flash
Macromedia Fireworks
Macromedia Dreamweaver
IBM AS400 Hardware
Adobe Photoshop
Adobe Indesign
Web
Secrétariat

Entreprises

  • SDEM HYDRO (Filiale d'HYDROKARST) - Assistante

    2015 - 2018 - Tâches inhérentes au secrétariat : Accueil, gestion du courrier, des appels téléphoniques, classement, rapprochement de factures/BL... etc.
    - Participation à l'Audit de l'entreprise : préparation et mise à jour des procédures
    - Veille commerciale + suivi des dossiers d'appels d'offres : mise à jour d'un tableau de suivi (appels à candidatures et appels d'offres), téléchargement des dossiers et transmission des informations à l'équipe chiffrage et BE
    - Préparation de la partie administrative de ces dossiers de consultations + dépôt sur portails (dossiers dématérialisés) et/ou transmission par mail ou via plateforme d'échange de gros fichiers (Clients : EDF, CNR...)
    - Frappe et compilation de documents techniques et autres
    - Passation de commandes
    - Consultation de transporteurs pour diverses expéditions (matériels, matières, ... etc)
    - Location de véhicules
    - Préparation d'outil de suivi des EPI / matériel informatique

  • SEMITAG - Assistante Direction d'Exploitation (Dépôt d'Eybens)

    2015 - 2015 - Prise de notes en réunion et mise en forme de comptes-rendus
    - gestion des reliquats des dotations (habillement conducteurs)
    - participation à la campagne du renouvellement des dotations des agents TAG (conducteurs, contrôleurs voyageurs, agents de prévention, ... (+/- 1000 personnes sur trois dépôts)) : diffusion des informations pour les prises des mesures, saisie des commandes, relance retardataires, ...
    - gestion des contrats de locations longues durées des véhicules (remplacement, renouvellement, prolongation...)
  • Campenon Bernard Régions - Meylan - Assistante Travaux / Exploitation

    2015 - 2015 Emploi occupé dans le service Exploitation (12 conducteurs de travaux)

    Production :
    - Frappe de courriers, notes internes
    - Gestion des contrats de sous-traitance, actes spéciaux et agréments des sous-traitants
    - Gestion des situations de travaux, des factures, DICT... etc
    - Classement et archivage

    Ressources Humaines :
    - Gestion des pointages du personnel, des congés payés
    - Transmission aux encadrants des informations relatives au personnel en formation
    - Gestion hebdomadaire des affectations du personnel (envoi des courriers et des livrets d'accueil) et diffusion de l'info aux chantiers (départ et arrivée)
    - Saisie des formations sur portail collaboratif de l'entreprise
  • SEMITAG - Assistante de Direction - DTR (Dépôt de Gières)

    2014 - 2014 Remplacement de l'assistante de Direction des Techniques et Réseau au sein de TAG :
    - Accueil téléphonique
    - Organisation de réunions et de déplacements
    - prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes-rendus
    - Gestion et frappe de courriers et de documents divers (présentations Powerpoint, mises en page sous Word)
    - Mise en ligne des compte-rendus du SMTC (intranet)
    - Gestion des Demandes d'Autorisation de Travaux pour intervention de sociétés externes
    - Préparation de la facturation de services de maintenance
    - Cahier de tests billettiques (comparatifs de fichiers .xml suivant la nomenclature de la norme en vigueur "INTERBOB", envoi des remarques et demande de correctifs au founisseur (développeur logiciel)).
  • EMTE CLEANROOM TECHNOLOGY - Assistante d'Agence

    2011 - 2013 - Gestion de plusieurs chantiers (ESRF, CEA, ILL, SANOFI AVANTIS : 10M€) )
    - Accueil et gestion administrative : communication avec les différents interlocuteurs des marchés de travaux (sous-traitants, co-traitants, MOE, MO) pour la gestion des commandes, des contrats de sous-traitance (dossiers et demandes d'agréments), communication avec les différentes institutions...
    - constitution des dossiers d'appels d'offres
    - demandes d'accès sur sites pour le personnel permanent de l'entreprise et les sous-traitants (accueil sécurité, badges...)
    - Organisation de réceptions, de déplacements
    - Contact fournisseurs : ouvertures de comptes, négociation de prix et passation de commandes matériel et locations... (excel et SAP Business One)
    - Contrôle de la facturation fournisseur et résolution des litiges
    - Coordination l'activité de l'équipe
    - Processus de recrutement par le biais de l'intérim (personnel administratif : sélection de candidatures, entretiens, formation et encadrement)
    - Accompagnement du personnel permanent de l'entreprise, d'origine espagnole, dans la recherche de logements (contact agences immobilières/propriétaires, formalités administratives et accès)
  • Artelia - Assistante commerciale et assistante d'affaires

    Lyon 2011 - 2011 Remplacement des assistantes de l'Agence de Grenoble durant la période couvrant la période de juillet à septembre :
    - frappe de compte-rendus de réunion, de courriers ;
    - constitution de dossiers d'appels d'offres et de candidatures (également pour les groupements) ;
    - préparation de dépouillements de DPGF ;
    - transmission de documents aux différents interlocuteurs (OS, plans, commandes.... etc)).

    Puis chargée de la mise à jour des références de l'Agence.
  • SEMITAG - Assistante de direction - DTR (Dépôt de Gières)

    2011 - 2011 Remplacement de l'assistante de Direction des Techniques et Réseau au sein de la TAG :
    - Accueil téléphonique
    - Organisation de réunions et de déplacements
    - Frappe de courriers et de documents divers
    - Intégration des données relatives aux roulements du personnel en astreinte sur 52 semaines (fichier pour le calcul des heures de repos obligatoires)
    - rédaction de comptes-rendus de réunions
    - synthèse de documents et réalisation de présentations Powerpoint
    - Gestion Electronique de Documents (GED)
    - Mise en ligne des compte-rendus du SMTC (intranet)
    - réalisation de la maquette d'une newsletter
    - prise de métrés et calcul de volumes du bâti du patrimoine de la TAG et rassemblement des données dans un fichier synthétique (préparation à la certification OHSAS)
  • GIRUS - Secrétaire - employée administrative

    MELUN 2010 - 2010 Mise à jour des CV des ingénieurs des Agences GIRUS Meylan, Paris et Nantes selon nouvelle charte graphique (une quarantaine de CV).
  • Artelia - Assistante commerciale et assistante d'affaires

    Lyon 2010 - 2010 Mission de remplacement des assistantes de l'Agence de Grenoble : Veille commericale, constitution des dossiers de réponse aux AO simples ou en groupements, frappe de comptes-rendus, de courriers, dépouillement de DPGF, diffusions des pièces de marchés aux différents interlocuteurs (Entreprises, Administrations et Collectivités)
  • Chinechic - Infographiste

    2010 - 2010 Réalisation de maquettes d'un site vitrine dans le cadre de la création d'une entreprise commerciale d'export de produits français vers la Chine.
  • Arkiane - Webmaster stagiaire

    2010 - 2010 Refonte intégrale d'un site web : aspect graphique (création de deux bannières statiques selon les deux déclinaisons de couleurs choisies par le client (marron/bleu), créations d'icônes), programmation d'un moteur de recherche de propositions avec dates dynamiques (tous les samedis de l'année), intégration du code existant ainsi que de cartes Google (paramétrage et implantation de marqueurs selon situations géographiques d'une cinquantaine de stations de ski avec infos bulles (activées ou non par paramètres dans un fichier base de données externe))
  • IOSIS Méditerranée - Secrétaire de production

    2007 - 2007 Frappe du courrier du Directeur Régional, du Directeur d'Agence et du Secrétaire Général, frappe et mise en forme des dossiers d'Appels d'Offres (Edition) ainsi que leur envoi, mise en ligne de plans et de documents techniques sur réseau pour le travail collaboratif des entreprises, aide au secrétariat de direction, dépouillement de DPGF (réponses des entreprises aux Appels d'Offres) et préparation de récapitulatifs pour les ingénieurs pour choix de proposition, mise en etat d'une nouvelle arborescence des affaires sur le serveur de l'entreprise (intranet).
  • RNVT Construction - Assistante Conducteur de Travaux

    2007 - 2008 Rédaction des courriers en liaison avec le MO, le MOE et les administrations selon directives du conducteur de travaux, rédaction et diffusion des différents comptes-rendus de réunions, pointage des factures, négociation des contrats intérimaires avec les agences, pointages des heures et déplacements du personnel sur chantiers (30 à 40 ouvriers répartis sur 3 à 4 chantiers en simultanés), commande de matériel, participation à la résolution des litiges
  • SNEF - Marseille - Assistante Service Génie Climatique

    2004 - 2004 Assistante du Chef du Service Génie Climatique et de 7 Chargés d'Affaires : Gestion administrative (courriers, téléphone, classement, gestions des dossiers, gestion du parc automobile attribué au service : attributions véhicule/personne, relevés carburant...), gestion commerciale (facturation et avoirs clients, devis, calculs de TVA et des indices de révisions annuels des contrats, constitution des dossiers d'Appels d'Offres et de Candidatures...), gestion du personnel du service : une trentaine de personnes (gestion des contrats intérimaires, pointage des heures/absences, des déplacements, des paniers... )
  • Symbol - Infographiste stagiaire

    2004 - 2004 Retouche colorimétrique de maquettes avant impression, création de flyers, reproduction de cartes de visite, découpage et plastification
  • APAVE - Assistante

    Paris 2003 - 2003 Assistance du Chef du Service des Contrats Nationaux (service chargé de la planification et de la réalisation de visites de contrôle sécurité sur les sites) : rédaction des courriers, gestion des contrats et du planning des visites

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