-
UNADEV
- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE SERVICE
2017 - maintenant
Etre l'interface avec les différents services de la structure
Assurer la gestion administrative des dossiers
Traiter les correspondances adressées au service (courriers, e-mails)
Numériser et archiver les documents du service
Elaborer et alimenter des tableaux de bord de suivi d’activité pour assurer un reporting de qualité
Organiser les déplacements de l'équipe (ordres et retours de mission, notes de frais)
Assurer la gestion des titres restaurant pour l'équipe
Assurer la comptabilité générale (devis, commande, factures, suivi) via la GED
Réaliser les commandes de fournitures du service
Réaliser les commandes de supports de communication pour les huit centres régionaux
Gérer la messagerie générale de la structure au niveau national et apporter les réponses adéquates
Planifier l’événementiel (identifier les supports adaptés, préparer leur expédition, diffuser les communiqués sur les sites dédiés, gérer les présences),
Rédiger des communiqués internes à l'attention de la gouvernance sur les actions, événements, articles relatifs à l'association
-
UDAF
- ASSISTANTE TUTELAIRE
Paris
2016 - 2017
- Assurer une gestion administrative efficace des dossiers des majeurs protégés ;
- Assurer une veille des dossiers ;
- Gérer les ouvertures de dossiers (constituer les dossiers physiques et informatiques des nouveaux majeurs protégés pris en charge par les MJPM de l'UDAF) ;
- Prendre en charge les dossiers des majeurs protégés faisant l'objet d'un changement de représentant ;
- Gérer les clôtures de dossiers (décès, dessaisissement) ;
- Travailler en collaboration étroite avec les MJPM ;
- Maîtriser les tâches quotidiennes et spécifiques à un service de tutelle ;
- Elaborer des tableaux de suivi pour optimiser la fonction de secrétaire ;
- Respecter les différents apports de la réforme de 2007 (meilleure prise en compte des droits de la personne protégée via une double protection).
-
HOTRAVAIL
- ASSISTANTE RESSOURCES HUMAINES ET COMPTABLE
2016 - 2016
Versant RH
– Suivre et mettre à jour les dossiers des salariés ;
– Réaliser les déclarations réglementaires (DPAE, attestations de salaire/de reprise, DAT) ;
– Elaborer et alimenter les supports de suivi et de gestion des RH (tableaux de bord sociaux, suivi des arrêts de travail, des visites médicales, des dossiers de renouvellement MDPH, des périodes d’essai ...) ;
– Mettre à jour les registres (du personnel, accident du travail ...) ;
– Préparer les éléments variables de paie relatifs aux absences et indemnités journalières ;
– Rédiger les notes de service ;
– Effectuer le suivi administratif d’opérations de gestion des RH (recrutement, mutuelle...) ;
– Gérer les conventions de stage et les PMSMP (réception, enregistrement et traitement) ;
– Utiliser les outils bureautiques (Pack Office 2010 / messagerie / Internet / Cegid).
Versant comptabilité
– Rapprocher les factures et les bons de livraison ;
– Rédiger les chèques ;
– Gérer la flotte des téléphones portables.
-
CPAM de la Gironde
- Technicienne GAP / Service du personnel
2015 - 2016
Responsabilités
– Mettre en oeuvre un projet de mise à jour des données relatives aux dossiers des agents afin d’établir une conformité parfaite entre les dossiers papier et l’applicatif paie (diplômes et actions de formation interne) ;
– Classer les évaluations et entretiens professionnels des agents (années 2013, 2014, 2015) ;
– Utiliser les outils bureautiques (Pack Office 2010 / messagerie / Internet / GRH / Horoquartz / Oscarr).
Réalisations
– Elaborer des supports pour la bonne conduite du projet : calendrier prévisionnel sur trois mois, check-list des différentes étapes de travail, lexique des différents termes relatifs aux qualifications, tableau de suivi des éléments recueillis dans les dossiers papier des agents.
Compétences
- Professionnalisme
- Rigueur
- Capacité d'adaptation
- Capacité à travailler en binôme
- Discrétion et confidentialité des données
-
ABC NETTOYAGE
- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/RH
2015 - 2015
Responsabilités
〓 Versant RH
– Etablir les contrats de travail ;
– Réaliser les DPAE ;
– Organiser les visites médicales périodiques et diffuser les convocations aux salariés ;
– Créer une fiche de poste (profil : agent d’entretien) ;
– Rédiger et diffuser les annonces sur les jobboards / assurer le sourcing ;
– Trier les candidatures en fonction de critères de sélection prédéfinis par la direction.
〓 Versant administratif
– Traiter les mails ;
– Mettre à jour les dossiers administratifs du personnel ;
– Etablir des devis ainsi que les courriers de proposition (missions, tarifs...) ;
– Réaliser les commandes de consommables pour les résidences ;
– Prendre et transmettre les messages.
Compétences
- Professionnalisme
- Rigueur
- Réactivité
- Discrétion
- Assurer la confidentialité des données
- Capacité d'apprentissage rapide
-
KEOLIS GIRONDE / SITE DE SAINT MEDARD EN JALLES
- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
2015 - 2015
Responsabilités
〓 Versant RH
– Constituer les dossiers d’embauche et assurer leur suivi complet ;
– Réaliser la DPAE ;
– Réaliser l’intégration des nouveaux salariés (livret d’accueil, règlement intérieur, affiliation mutuelle d’entreprise, note de service, visite médicale d’embauche...) ;
– Déclarer et assurer le suivi des arrêts maladie ; déclarer les accidents de travail et tenir à jour le registre des entrées/sorties du personnel ;
– Gérer le suivi des visites médicales avec la Médecine du Travail et diffuser les convocations aux salariés ;
– Etre l’interface entre les salariés et le service paie externalisé et les informer sur la législation sociale (principes et utilisation du CPF, 1 % patronal, primes...) ;
– Rédiger et envoyer les courriers disciplinaires de 1er niveau ;
– Gérer la planification des entretiens professionnels ;
– Vérifier et diffuser les notes de service et comptes rendus DP ;
– Imprimer et mettre sous pli les bulletins de salaire et décomptes mensuels des salariés ;
– Trier, sélectionner, analyser les candidatures / réaliser des pré-qualifications téléphoniques de qualité (profil de poste : conducteur-receveur).
〓 Versant administratif
– Utiliser les outils bureautiques (Pack Office 2010 / messagerie / Internet / logiciels Navision, Okapi...) ;
– Trier et traiter les mails ;
– Réaliser des tableaux de bord de suivi d’activité pour assurer un reporting de qualité ;
– Gérer les plannings (conférences, sessions de formation, convocations des salariés...) ;
– Réceptionner, enregistrer et traiter les conventions de stage avant signature ;
– Suivre les dossiers d'habilitation des conducteurs-receveurs dans le cadre du protocole CEA ;
– Contrôler et suivre la validité des documents de conduite des salariés (permis D, carte conducteur, carte qualification conducteur) via l’alimentation d'un tableau de bord ;
– Réaliser les remises de chèques sur bordereau informatique et sur bordereau papier ;
– Traiter le courrier (ouverture, tri, distribution, affranchissement, envoi) ;
– Réceptionner, enregistrer et traiter les avis de contraventions à dénoncer ;
– Réaliser les commandes de fournitures de bureau pour le site d’exploitation et la
direction ;
– Classer et archiver les documents ;
– Prendre et transmettre les messages ;
– Accueillir, informer, orienter les clients.
Réalisations
– Créer une bible des procédures pour chaque tâche relative à ma fiche de poste pour savoir où trouver l’information et comment traiter la demande ;
– Informer les demandeurs d’emploi sur le dispositif de formation « Préparation Opérationnelle à l’Emploi » et sur le déroulement des réunions d’information et entretiens de recrutement.
Compétences
- Professionnalisme
- Prise en main rapide du poste
- Capacité d'adaptation sur un nouveau secteur d'activité
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Prise d'initiative
- Force de proposition
- Discrétion
-
EN RECHERCHE ACTIVE
- SECRETARIAT / ASSISTANAT
2014 - 2015
- Mise à jour de mes outils de recherche d’emploi
- Création de mes alertes mail via les sites d'annonces (Pôle Emploi, Indeed, Bemploi, Sud Ouest Job, agence d'intérim...)
- Activation et développement de mon réseau professionnel
- Confirmation de mon projet professionnel par la réalisation d’entretiens conseils et la recherche de structures d’accueil pour faire une PMSMP
- Réponse aux offres d’emploi
- Envoi de candidatures spontanées
-
CYSTEMID
- ASSISTANTE RECRUTEMENT DANS LE CADRE D'UN CIF
MERIGNAC
2013 - 2014
Responsabilités
〓 Versant RH
– Rédiger et diffuser les annonces sur les jobboards / assurer le sourcing ;
– Trier / sélectionner / analyser les candidatures et y répondre ;
– Réaliser des pré-qualifications téléphoniques de qualité (profils de poste : chef de secteur, directeur de magasin) ;
– Convoquer téléphoniquement les candidats et les informer des modalités du rendez-vous et des pièces justificatives à fournir ;
– Participer en binôme aux entretiens en face à face.
〓 Versant administratif
– Encoder les candidatures spontanées pour enrichir la base de données du logiciel RH ;
– Constituer les dossiers de missions de recrutement et assurer leur suivi ;
– Elaborer des tableaux de bord de suivi d’activité (annonces, candidatures, pré-qualifications...) ;
– Utiliser les outils bureautiques (Pack Office 2010 / messagerie / Internet / logiciel Admen) ;
– Réaliser l’accueil téléphonique, la prise des messages et leur transmission.
Réalisations
– Elaborer des grilles d’évaluation à l’intégration des salariés pendant la PE (postes cadre et agent de maîtrise) ;
– Participer à onze missions de recrutement et placer cinq candidats par ma capacité à évaluer le degré de compatibilité avec les postes à pourvoir.
Compétences
- Professionnalisme
- Capacité rapide d'apprentissage
- Capacité d'adaptation face à de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux outils de gestion
- Capacité à travailler en autonomie et en binôme
- Prise d'initiative
- Force de proposition
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité à respecter la confidentialité des données
-
SCM CPAA
- SECRETAIRE MEDICALE
2003 - 2014
Techniques de secrétariat
• Utiliser les outils bureautiques et de gestion interne ;
• Saisir et mettre en forme les documents (dactylographie en direct et sur dictaphone), les transmettre et les classer ;
• Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier ;
• Recueillir et traiter l’information dans le respect des consignes.
Modalités d’accueil
• Accueillir, orienter, informer, prendre les messages ;
• Gérer les agendas et fixer les rendez-vous en lien avec les plannings des praticiens ;
Gestion administrative
• Constituer les dossiers patients et réaliser leur suivi ;
• Planifier les hospitalisations et bilans ;
Compétences transversales
• Réaliser les encaissements et télétransmissions ;
• Réaliser le recouvrement des honoraires impayés ;
• Préparer les éléments pour le traitement de la comptabilité générale (appels de fonds) ;
• Régler les factures, assurer leur pointage et leur recouvrement ;
• Former le personnel remplaçant.
-
CLINIQUE DES SPORTS - Service orthopédie
- SECRETAIRE MEDICALE
2003 - 2003
-
ASSOCIATIONS en service mandataire / AGENCES PRIVEES (Bordeaux - Pessac - Mérignac...)
- ASSISTANTE DE VIE
1998 - 2003
– Entrer en relation avec les personnes, créer et maintenir le lien social ;
– Accompagner et aider les personnes dans les actes de la vie quotidienne ;
– Gérer les tâches de la vie quotidienne ;
– Gérer les activités de la vie sociale et relationnelle.
