Muller conseils immobiliers
- Assistante de Direction & Responsable administrative
2007 - 2013
Comptabilité : Organisation et suivi de la saisie comptable, préparation du bilan et clôture des comptes, déclarations et paiements des impôts et taxes (TVA, impôts sociétés, taxes sur salaires et sociales)
J’étais en relation avec l’expert-comptable et sa collaboratrice (SFC Audigec) , j’avais la charge de leur remettre mensuellement tous les justificatifs nécessaires pour la saisie et la centralisation de TVA que je vérifiais et payais. Je calculais également les marges de chaque opération de marchand de biens (TVA sur marge)
Banque- Finance : Relation avec les banques, gestion des comptes bancaires, gestion de la trésorerie, optimisation des flux.
J’établissais les prévisionnels de trésorerie et j’ai créé des outils à partir d’Excel pour suivre l’évolution des flux.
Administratif : organisation administrative, gestion de l’information (classement, archivage), relation avec les institutions administratives, démarches administratives et déclaratives, rédaction de courriers et rapports, tenue des livres (ventes, comptes des commerciaux, entrées-sorties du personnel.
J’ai procédé à toutes les démarches administratives pour la création de la société et des établissements secondaires, pour l’évolution de son objet social, et j’ai mis en place toutes les procédures administratives internes.
Gestion de la communication : organisation de la communication interne, mutualisation des données et des informations, reporting, compte rendus
J’ai acheté, mis en place et intégré un logiciel de gestion commerciale afin d’améliorer la mutualisation de nos données
Gestion des ventes : Suivi du contrat de vente jusqu’à livraison (signature acte authentique), facturation, suivi des paiements, relance et mise à jour des fichiers clients.
Gestion des achats :
• de biens immobiliers : Suivi du compromis d’achat, gestions des conditions suspensives, gestion du financement (soit une dizaine de biens immobiliers d’une valeur allant de 100000 à 300000€ par an).
• de fournitures, abonnements et matériels : élaboration du cahier des charges, investigations, négociation, suivi de la commande de la livraison, paiement, conditions de garanties.
J’avais la charge d’acheter tout le matériel informatique et bureautique de l’entreprise
• de prestations (celles de nos commerciaux mandataires) : suivi des comptes d’achat, facturation et paiement.
• d’espaces publicitaires : budget, investigations, négociation des prix, suivi du contrat, paiement.
J’avais la charge de conclure tous les achats d’espace de diffusion sur le web et d’en suivre le déroulement mais j’ai également fait force de proposition pour l’achat d’un hébergement et la création d’un site commercial pour l’entreprise.
Gestion des contrats : d’assurances, garanties, contrats de mandataires, contrat de maintenance, de location..
Gestion des litiges, des sinistres : avec les clients, les fournisseurs, l’administration, les assureurs.
Gestion des ressources humaines et management : Gestion des entrées et sorties des salariés et des commerciaux non-salariés, procédures administratives, formation et intégration.
Suivi des dossiers du personnel, mise à jour des livres, préparation des éléments des payes, vérification et paiement des bulletins, gestion des congés, de la formation continue, paiement des charges sociales, déclaration et paiement des taxes sur salaires.
Organisation des réunions (préparation, conduite, compte rendu, application et mise en place des résolutions)
Contrôle de l’activité des commerciaux, du respect de la réglementation, de l’application de notre barème de commissions, des publications
J’ai apporté des outils aux commerciaux pour améliorer leur prospection, pour évaluer la qualité de leur activité.
Pérennisation de l’entreprise :
• Surveillance et suivi de l’activité : Elaboration de tableaux et graphiques pour mesurer les performances de la société (statistiques sur chiffres d’affaires, sur nombre et type de mandats de vente signées..) ; Elaboration de prévisionnels, de ratios. Mise à jour, suivi et reporting de ces indicateurs de gestion.
• Surveillance de la concurrence : suivi de leur activité.
• Gestion des accès aux données et aux locaux.
• Gestion des sauvegardes des données
Commercial et Marketing :
Jusqu’en 2007, j’ai pu mener mon activité commerciale en tant que négociatrice parallèlement à cette d’assistante de gestion ce qui m’a permis de bien cerner les nécessités de cette activité et d’apporter une réponse adaptée aux exigences de l’activité commerciale, de la gestion de la clientèle.
• Communication externe : Rencontre avec les intervenants (Maires, Notaires), actions publicitaires (foire, publication, prospectus...)
• Webmarketing : suivi et mise à jour du site commercial de la société, administration des logiciels de gestion full web
Motif de départ : Licenciement économique
