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DOMAIN Therapeutics
- Assistante du Directeur Général
2018 - maintenant
En charge de la gestion des activités de la Direction Générale, tant à l’interne qu’à l’externe
Organisation de Conseil d'Administration et Assemblées Générales, des événements internes ou conférences à l'étranger.
Gestion de l'extension de locaux, des outils de communication, refonte du site internet ...
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IRCAD / IHU
- Assistante de Direction
STRASBOURG
2015 - 2018
Assistante pour cinq Chirurgiens Digestifs dont le Chef de pôle du service de Chirurgie Digestive du NHC, Vice président de l’IRCAD et Directeur médical de l’IHU.
Gestion quotidienne des cinq agendas (hors consultations hospitalières et opérations chirurgicales), mise à jour des CV (publications et communications lors de congrès ou conférences), préparation et organisation matérielle et logistique des déplacements en France et à l’étranger, gestion budgétaire avec le département comptabilité pour les remboursements auprès des agences organisationnelles des congrès auxquels ont participés les chirurgiens, rédaction du rapport annuel d’activité IRCAD et IHU. Suivi des Observers (stagiaires internationaux pour une durée maximale de 6 mois).
Secrétaire du Comité d’Ethique de l’IRCAD: gestion de la communication avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation dans le cadre de la soumission des protocoles médicaux utilisant des animaux à des fins scientifiques
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KNACK & Cie, Coop Alsace / Copvial
- Assistante Commerciale, Achats
2014 - 2015
Interface avec les fournisseurs pour le traitement des commandes, négociations diverses (tarifs, délais de livraison, adaptation de produits à nos demandes ...), suivi administratif et traitements des factures (fournisseurs et clients). Maitrise du logiciel VIF.
Appel des points de Vente pour communiquer les promotions et prise de commandes.
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Ordre des Avocats de Strasbourg
- Assistante de Direction - gestion d'évènements
2013 - 2014
Rénovation du Site Internet de l'Ordre :
Analyse fonctionnelle des besoins du site de l'Ordre des Avocats pour s'adapter aux besoins de 900 avocats et répondre aux questions des justiciables (praticité d'utilisation de l'outil, accessibilité, sécurisation des données, contenu des rubriques, charte graphique...), coordination des réunions du groupe de travail (5 à 9 membres), interface avec l'agence SDV pour la mise en place des besoins identifiés et depuis webmaster du site
* Réalisations : Durée de mise en place : 8 mois ; Réduction des couts de gestion de 30%
Organisation de la Journée de l'Avocat :
Interface avec l'agence de communication parisienne pour le contact des intervenants (30 personnes) et des inscriptions. Elaboration des devis (catering, transports et autres). Mise en place et suivi de l'événement et suivi budgétaire
* Réalisations : 210 participants et budget de 8.000 EUR pour la journée
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McCann Erickson - Momentum Task Force - Espagne
- Chargée Communication
2011 - 2012
Gestion des campagnes promotionelles des clients (alimentation, téléphonie, cosmétique, banque, etc.) :
Etude de marché, définition de la stratégie de campagne, développement des outils de communication en collaboration avec l'équipe créative, mise en place des moyens logistiques, recrutement au niveau national du personnel qualifié pour chaque promotion (vendeurs, acteurs, chanteurs ...), élaboration des devis, gestion des achats, mise en place terrain et suivi du projet (Comptes rendus, évolution, facturation...)
* Réalisations : Agence Momentum élue par Danone « meilleur fournisseur » pour notre campagne dans les supermarchés nationaux
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CAUET FAIT LE TOUR DE ... MADRID - Emission de télévision - Espagne
- Fixeuse
2010 - 2010
Recherche de séquences potentielles et prise de contact avec les différents lieux et intervenants, négociation de tournage avec la salle de Bingo, les restaurants, le Tablao Flamenco et l'Ecole de Tauromachie. Aide logistique pour les 3 jours de tournage à Madrid
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Madrid Accueil - Association de Français - Espagne
- Responsable Revue et Activités
2009 - 2010
Revue trimestrielle :
Proposition et mise en place d'un nouveau format (rubriques, page d'accueil, visuel général). Rédaction d'articles, gestion des espaces publicitaires, négociation avec l'imprimeur. Tirage à 400 exemplaires. Utilisation du logiciel FreeHand MX
Gestion des activités :
Organisation et coordination des activités proposées aux 200 membres de l'association (musées, découverte de la ville, conférences ...)
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Total
- Coordinatrice
COURBEVOIE
2008 - 2008
Organisation du Séminaire Achats Groupe, à Munich, pour 130 personnes. Interface avec les deux agences (logistique / contenu de réunions) ainsi que les intervenants du groupe Total. Suivi budgétaire
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CONNECT FACTORY
- Chargée de Projet Junior
Paris la Défense Cedex
2007 - 2008
Pôles : Astra Zeneca et Event
Analyses d'appels d'offres, recherche de prestataires, montage du dossier: établissement du budget et de la proposition, présentation au client. Réalisation de l'appel d'offre jusqu'au terrain, contact direct avec le client et les différents prestataires. Quelques exemples de dossiers :
Congrès UEGW MENA - Paris : Dossier géré seule, en anglais pour 90 participants venant
de tout le Moyen Orient - montage dossier, suivi, terrain et facturation
Congrès Stand Alone - La Haye : Suivi seule du dossier et facturation
Congrès AGA - San Diego : Montage dossier, présentation client * projet gagné
Connecting Your World HP - Berlin : Dossier en anglais pour 700 participants du monde
entier, suivi seule du groupe Mobility Advisory Council (85 européens) jusqu'au terrain,
contact direct avec le client
1ère Rencontre de 10.000 apprentis européens à Bercy : Montage de la partie logistique,
présentation au client * projet gagné
Assistante chargée de projets
Suivi et relance des participants, mise à jour de la base de données du client, gestion des moyens de transports, préparation des documents de voyage et sous la direction de ma chargée de projet montage de dossiers et préparation des budgets
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S.O.S.I.E.S. Sarl
- Traductions
2005 - 2006
S.O.S.I.E.S. Sarl - Aide aux Expatriés et traductions - 2005- Juin 2006
Création d'une structure pour les expatriés en France
Etude de marché sur le projet d'aide aux Nouveaux Arrivants sur l'Ouest Parisien, processus administratifs
(Urssaf, CCI, Impôts, Ecoles, logements ...). Démarchage de clients potentiels (consultants, multinationales)
Traduction: De l'anglais vers le français et le portugais, de présentations commerciales
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S.O.S.I.E.S. Sarl - Paris
- Aide aux expatriés et traductions
2005 - 2006
Création d'une structure pour les expatriés en France
Etude de marché sur le projet d'aide aux Nouveaux Arrivants sur l'Ouest Parisien, processus administratifs (Urssaf, CCI, impôts, écoles, logements ...). Démarchage de clients potentiels (consultants, multinationales)
Traductions de présentations commerciales
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E-PERSONNEL Ltd - Cabinet de Recrutement - Angleterre
- Coordinatrice des Services Administratifs
2005 - 2005
Support général aux consultants et aux directrices. Mise en place d'un système informatique pour la gestion du personnel intérimaire. Présélection et organisation des rendez-vous avec les candidats adéquats
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Sao Paulo Accueil - Association de Français
- Vice Présidente
2001 - 2002
ACCUEIL - Association de Français - Brésil (bénévolat) Jan.
Organisation d'évènements : Gala de clôture (200 pers.), dîners mensuels à thèmes (25 -50 pers.), café
rencontres mensuels avec conférences (80-100 pers.). Création de nouvelles activités
Chargée de communication : Développement d'un partenariat avec magasins et restaurants
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DMC - Groupe de télécommunication - Brésil
- Assistante de direction
1999 - 1999
Organisation du bureau Brésilien pour démarrer l'importation et la vente de produits. Coordination des tâches administratives (RH, finances, logistique) et organisation du stand pour le salon de la télécommunication de São Paulo
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Mars Incorporated
- Coord. Service Paie et Services Admin
1996 - 1998
Administratif: Implantation du bureau administratif, élaboration de rapports pour le bureau américain, support pour les directeurs étrangers et élaboration de rapports financiers
Service Paie : Implantation du nouveau système informatique pour la feuille de paie
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Mars Incorporated
- Assistante Commerciale
1995 - 1996
Lancement des Glaces MARS, développement du matériel promotionnel. Suivi administratif des clients glaces et distribution automatique et gestion des parcs de congélateurs
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DOVEUROPE
- Assistante Logistique
1989 - 1995
Logistique : Optimisation des transports, participation à l'ouverture du marché russe et nouveaux points de vente des pays européens, interface avec les clients, recherche de transporteurs, élaboration de circuits, entreposage, distribution et signature de contrats internationaux de transport
Administratif : Mise en place d'un réseau interne connectant les trois usines Mars
