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EMC
- EXECUTIVE ASSISTANT - INTERNATIONAL
Bezons
2011 - maintenant
Département Finances et opérations EMEA (Europe, Middle East, Africa) et Département Global Accounts
* Assistanat du Directeur DAF et Directeur Comptes Globaux
* Planification et organisation de meetings pour le Directeur Financier Europe (anglais) puis pour le Directeur Comptes Globaux France ;
* Suivi administratif : Gestion de l'agenda des directeurs, mise en place de réunions, conférences téléphoniques, envoi d'invitations, acceptation ou déclinaison d'invitations reçues ;
* Mise en place de conférences calls, mise à jour des données, carnets d'adresses ;
* Organisation des voyages principalement à l'étranger (Europe, Asie, Moyen Orient, US)
* Interface interne et externe avec les partenaires, clients dans le cadre de l'organisation de visites, réunions commerciales de haut niveau (Responsables Financiers) afin de finaliser des commandes
* Traitement de documents en toute confidentialité ;
* Consolidation de données afin de connaitre le taux de formation trimestrielle des équipes
* Contrôle financier
* Revue des déplacements du personnel EMEA, Global Accounts Managers
* Approbation des demandes de déplacements en conformité avec le règlement des voyages
* Contrôle des dépenses des équipes par la vérification des notes de frais
* Mise en place d'actions correctives en cas d'incohérence avec commentaires si besoin et approbation
* Communication
* Organisation, participation et suivi des réunions ;
* Transmission des communiqués, des présentations diverses pour meetings et conférences téléphoniques,
* Gestion d'une newsletter trimestrielle : recherche de sujets, mise en page, diffusion auprès des équipes
* Envoi trimestriel des résultats du groupe auprès des équipes.
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EMC
- BUSINESS ANALYST
Bezons
2010 - 2011
* Analyse de l'activité commerciale et reporting à la Direction financière
* Suivi du chiffre d'affaires de l'ensemble des équipes commerciales des 4 secteurs d'activité de la société
* Consolidation et analyse des données commerciales pour assurer le reporting du chiffre d'affaire quotidien et du carnet de commandes clients.
* Ventilation corrective des résultats commerciaux afin de refléter le CA réel, de se positionner par rapport à l'objectif à atteindre.
* Mise en place d'actions correctives et réajustement des écarts constatés
* Remontée des informations auprès de la direction financière pour diffusion auprès de la force de vente
* Contrôle des cotations commerciales, respect des taux de marge
* Consolidation de données en provenance des différentes entités commerciales et répartition des commissions trimestrielles de la force de vente,
* Diffusion des résultats trimestriels et annuels,
* Participation au développement d'outils pour la gestion des reports quotidiens sous oracle (Oracle Business Intelligence)
* Analyse de fiabilité des données du nouveau système OBI avec l'ancienne application (Brio) pour garantir la cohérence des résultats
* Mise en place de rapports quotidiens personnalisés à la demande des commerciaux, de la DAF permettant une analyse approfondie de données ciblées
* Consolidation de données et contrôle
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HARDIGG FRANCE
- RESPONSABLE LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION DES VENTES
2007 - 2010
RESPONSABLE LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION DES VENTES - Import-Export, Anglais
Mise en place, gestion et développement d'une plateforme logistique pour le marché européen - création de poste
* MISE EN PLACE DE LA PLATEFORME
* Organisation de l'équipe
* Recrutement ;
* Identification du besoin en compétences et définition de la nature des contrats en collaboration avec la direction,
* Elaboration des profils, rédaction des descriptifs de fonction et des offres d'emploi
* Sélection des CV
* Conduite des entretiens individuels
* Suivi des périodes d'essai ;
* Formation et répartition de deux équipes opérationnelles : 2 assistantes administration des ventes et 2 magasiniers en rapport avec nos besoins et sur 2 activités parallèles : une assistante et un magasinier pour la plateforme logistique, une 2e équipe pour la customisation des produits
* Organisation du travail au sein de la plateforme ;
* Mise en place de processus de sécurité
* Structuration de la plateforme logistique
* Recherche de sites appropriés pour la plateforme logistique en région parisienne (nord de Paris, près des nœuds routiers)
* Lancement d'appels d'offres pour les prestataires entrepôt : racks, matériel de levage, emballage
* Recherche de partenaires transport : négociation des contrats pour les tarifs sur l'Europe et délais de livraison.
* Définition de la stratégie interne pour le stockage des produits (des plus populaires en début de racks, au moins demandé), respect du FIFO (premier entré, premier sorti)
* Approvisionnement : pilotage des achats imports EXW USA Massachussetts, niveau et rotation stocks : flux tendu ;
* Mise en place de cadencement de production et livraison, par voie maritime, avec l'usine ;
* Contrôle qualité produits ;
* Mise en place de procédures administratives et qualitatives : remise en question constante en cas de litige, problème : amélioration constante
* Prévisions budgétaires
* Participation à la mise en place de tableaux d'amortissement des matériels
* Identification et recensement des matériels pour l'aménagement des bureaux et entrepôt
* Sélection des prestataires suite aux appels d'offres pour le rackage, l'emballage
* Budgétisation des immobilisations (racks, matériel de levage et emballage),
* Maîtrise des transports route & maritime (négociation de contrats annuels), coûts
* Prévisions de ventes ;
* Optimisation des coûts mensuels de stockage, coûts transport par l'étude des cadencements d'approvisionnement et commandes clients (objectif mensuel)
* Contrôle de gestion par la mise en place d'indicateurs clés de performance (KPI): tableaux de bord : flux tendu de stocks (env 500 K EUR mensuels),
* GESTION ET DEVELOPPEMENT DE L'ENTREPOT
* Customer Service
* Administration des ventes : gestion et suivi des commandes clients, facturation, recouvrement ;
* Collaboration avec la force de vente dans la gestion des offres commerciales / commandes spécifiques, envoi de matériel et supports marketing pour des salons
* Interface client / Service après-vente : traitement des litiges, analyses, refacturation fournisseurs
* Satisfaction client : mise en place d'actions correctives pour pallier au manquement ;
* Cadencement de livraison en cas de commandes importantes ou annuelles, cross docking
* Management d'équipe opérationnelle (2 personnes)
* Formation de l'équipe aux outils de travail (SAP) ;
* Animation des entretiens annuels d'évaluation, motivations, formations en cas de besoin,
* Gestion du planning des employés en cas d'absence, remplacement en cas de congés
* Mise en place de plages horaires pour enlèvement des commandes clients par prestataires, et livraisons des containers maritimes afin de faciliter le travail du magasinier.
* Contrôle et veille à la sécurité au sein de l'entrepôt par la mise en place de sens de circulation, équipement de sécurité
* Ecoute de l'équipe quant aux éventuelles suggestions pour l'amélioration des conditions de travail, accompagnement dans la mise en place de plans d'actions correctives et motivation
* Ecoute, soutien de l'équipe dans le cadre de la procédure de licenciement économique mise en place par la nouvelle direction US
* Gestion budgétaire
* Suivi des tableaux d'amortissement des matériels avec le service comptable
* Négociation annuelle des contrats de transport, analyse des coûts
* Analyse des prévisions de ventes, augmentation des approvisionnements, cross docking
* Pilotage et optimisation des coûts de stockage, réajustement des cadencements d'approvisionnement le cas échéant
* Affinement dans l'utilisation des outils d'aide à la gestion des matériels par la mise en place de tableaux de bord reflétant le stock en temps réel : flux tendu de stocks (env 500 K EUR mensuels),
* Participation aux réunions de direction avant diffusion des résultats commerciaux à la maison mère et diffusion des nouvelles politiques du siège aux équipes opérationnelles
* Qualité
* Respect des normes de sécurité, mise en place de procédures liées à la circulation dans l'entrepôt (chaussures de sécurité, zone d'emballage, de stockage, zone d'expédition et de livraison), zone d'atelier sécurisé,
* Contrôle qualité des produits à leur arrivée, avant mise en stockage ou expédition
* Analyse de la charte qualité et standards du groupe afin de la dupliquer en France
* Amélioration constante des processus dans la gestion des commandes, livraisons
* Participation au comité ISO pour la mise en place de la charte ISO 9001 (qualité), afin de prendre en considération les impacts au quotidien mais également pour répondre à une attente de la maison mère qui était ISO 9001 : corrélation du groupe
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CTM DEBRIE
- ASSISTANTE ADMINISTRATION DES VENTES
2002 - 2007
ASSISTANTE ADMINISTRATION DES VENTES - Tous pays, Anglais
* Gestion administrative et commerciale
* Gestion et suivi des commandes, livraisons, facturation du portefeuille clientèle
* Contrôle et suivi des paiements, recouvrement en cas d'impayés,
* Création de tableaux de bord commerciaux, en vue de suivre les ventes, connaissance du positionnement des produits, localisations
* Gestion des modes de paiements en partenariat avec les organismes bancaires :
* Elaboration et mise en place de crédits documentaires ;
* Elaboration de dossiers pour des appels d'offres ;
* Elaboration et gestion de cautions bancaires ;
* Contrôle et gestion des Déclaration d'Echange de Biens (DEB),
* Planification et organisation de formations, visas, déplacements pour les clients
* Pilotage des fournisseurs
* Coordination des opérations d'emballage : cotations d'estimation afin de l'intégrer dans nos offres commerciales, puis réception des colisages réels, contrôle tarif et approbation des montants
* Coordination des opérations de transport : demandes de cotation en vue de les inclure dans nos offres commerciales. Réactualisation des offres dès réception des colisages définitifs et sélection du transporteur selon un rapport qualité prix
* Connaissance des procédures internationales : Incoterms appliqués et respectés, contrôle des documents douaniers relatifs à l'export et import en fonction des contrats signés
* Relation avec les chambres de commerces, ambassades dans la légalisation de documents
* Management d'équipe opérationnelle
* Encadrement d'une assistante commerciale
* Sélection des cv ;
* Planification des entretiens avec le directeur commercial ;
* Formation aux outils informatiques
* Suivi pendant la période d'essai ;
* Accompagnement de l'assistante dans sa montée en compétences en vue d'une collaboration en binôme ;
* Interface Service Après-Vente :
* Suivi du SAV, gestion des contrats de maintenance ;
* Gestion du planning et organisation des déplacements des techniciens (obtention de visas éventuellement, réservation hébergement, transport etc selon négociation client)
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CONTROLAB
- Assistante commerciale
2001 - 2001
* Marketing
* Envoi de catalogues produits aux clients ;
* Organisation de salons professionnels dans les établissements scolaires (lycées professionnels)
* Elaboration de brochures promotionnelles, suivant une charte et en accord avec la direction afin de mettre en avant quelques produits
* Relation clientèle
* Traitement des appels entrants (standard)
* Suivi des commandes clients ;
* Suppléer à l'assistante commerciale dans la saisie des commandes
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MELET SCHLOESING LABORATOIRES
- ASSISTANTE ADMINISTRATION DES VENTES
Osny
1997 - 2000
ASSISTANTE ADMINISTRATION DES VENTES - Tous pays, Anglais (création de poste)
* Gestion de l'administration des ventes
* Elaboration de devis, offres commerciales auprès d'une clientèle de professionnels et agents commerciaux avant enregistrement de leur commande dans les systèmes,
* Mise en place de contrats d'agents avec l'aide de la direction, vérification du respect des accords
* Planification et organisation de formations pour les clients
* Elaboration de courriers pour l'obtention de visas, planification des déplacements,
* Enregistrement et gestion des commandes, des livraisons et facturation clients
* Contrôle des paiements, relance en cas d'impayés ;
* Mise en place de crédits documentaires, élaboration des documents avec les banques et suivi dans les règlements ;
* Elaboration de dossiers pour des appels d'offres ;
* Etablissement de cautions bancaires ;
* Elaboration de tableaux de bord dans la gestion des CA de chaque agent ;
* Analyse des résultats dans la répartition des ventes ;
* Gestion des Déclaration d'Echange de Biens (DEB) ;
* Facturation des interventions hors contrats ;
* Participation à un salon de professionnels en Jordanie (Amman)
* Fournisseurs
* Maîtrise des procédures liées à l'international : incoterms, centralisation et contrôle des documents douaniers relatifs à l'export et import,
* Gestion des transports, suivi des facturations, rapport meilleur qualité prix
* Rédaction de documents administratifs (factures, certificats d'origine..) adressés aux chambres de commerces, aux ambassades pour leur légalisation
* Management d'équipe opérationnelle
* Encadrement d'une assistante commerciale ;
* Définition du profil et du secteur géographique en collaboration avec la direction
* Sélection des cv, conduite d'entretiens en partenariat avec la direction,
* Formation aux outils informatiques et produits ;
* Animation et suivi de la formation, relations clientèle
* Travail en collaboration avec un magasinier, équipe technique pour la mise à disposition des produits sous délais respectés
* Service Après-Vente : suivi du SAV, gestion des contrats de maintenance ;
* Gestion du planning et déplacements des techniciens,
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VISEA
- RESPONSABLE DE CENTRE DE PROFIT
1996 - 1997
* Gestion administrative d'un centre de profits
* Mise en place d'objectifs commerciaux en accord avec le siège, suivi et analyse du chiffre d'affaires
* Mise en place de procédures de recouvrement (échéancier, ...) afin de baisser un taux impayé important
* Relance recouvrement quotidien, encaissement des arriérés,
* Identification des dysfonctionnements et actions correctives
* Gestion commerciale
* Vente de biens d'équipements, prises de commandes ;
* Relation clientèle professionnelle et particulière ;
* Réagencement du petit magasin (15m²) pour le rendre plus attractif
* Création d'espaces dédiés à l'équipement blanc (électroménager) et brun (tv, hifi)
* Mise en place d'un petit espace pour les produits d'occasion afin d'attirer les clients
* Management de la force de vente (2 vendeurs)
* Conduite d'entretiens avec l'équipe opérationnelle et investissement dans le réagencement du magasin, dans la relance commerciale clients et recouvrement
* Planification de formation dans le but d'atteindre les objectifs commerciaux,
* Gestion du planning des vendeurs
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PIZZA HUT
- ASSISTANT MANAGER
Paris
1994 - 1996
* Management de l'équipe opérationnelle (employés polyvalents, environ 20 personnes)
* Etablissement du profil candidat ;
* Recrutement et rédaction des contrats de travail ;
* Formation aux produits et aux chartes du groupe (fabrication de pizzas, livraison) ;
* Evaluations et revues de performance annuelles ;
* Veille en vue d'embauche au niveau encadrement ;
* Gestion du personnel : planning des employés, étudiants pour la plupart ;
* Assignation de postes pour chaque service, polyvalence des salariés
* Qualité : garante du respect des normes qualité définies par le siège
* Qualité des produits (date de péremption, procédure de préparation...) ;
* Mise en place du matériel ;
* Préparation du magasin à l'ouverture aux clients selon les objectifs et processus définis afin d'optimiser l'organisation opérationnelle
* Enregistrement des commandes, encaissements ;
* Responsabilité des encaissements, et attribution des livraisons à domicile
* Gestion administrative commerciale de centres de profits
