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Claire-Marie GEFFRIAUD

Couëron

En résumé

Forte de mes 13 années d'expériences en tant qu'assistante, je sais ce qu'on attend de moi et je suis force de proposition.

Pour moi, le rôle d'assistante ne se résume pas à exécuter des taches données. Ce poste permet d'être en contact avec tous les acteurs d'une entreprise (externes et internes). Il faut savoir s'adapter aux autres, aux situations et donc être réactive, dans l'écoute mais aussi proactive dans les projets de l'entreprise.

Ma première expérience m'a permise d'occuper les missions attendues d'une assistante : accueil physique et téléphonique du client, gestion administrative de dossiers, mise en place des tableaux de bord, soutien des équipes commerciales et direction ...

Ces missions, je les ai retrouvées dans le poste occupé actuellement mais j'ai acquis un autre niveau relationnel, que ce soit avec les clients et les collègues, et ce grâce à la politique de service clients et de communication mise en place.
Ne plus appréhender le mécontentement d'un client, être à l'écoute, poser les bonnes questions ... des choses si simples mais qui font la différence et font que votre interlocuteur se souvient de vous.
La première impression est toujours la bonne, surtout si elle est mauvaise.

J'ai appris via mon rôle de tutrice que j'aime transmettre mon savoir, mon expérience et accompagner les futurs collaborateurs dans leurs missions.

Durant toutes ces années, je me rends compte que je continue d'apprendre des personnes que je rencontre, des méthodes appliquées en entreprise, ce qui me fait évoluer et qui rend le monde du travail un monde remplit d'infinis.

Mes compétences :
Informatique
Aisance relationelle

Entreprises

  • PRAXIPHARM - Assistante Administrative et commerciale

    Couëron 2013 - 2017 - Suivi administratif des dossiers de formations, convocations et attestations de stage et de la logistique des journées de formations
    - Renseignement et accompagnement des clients lors de leurs inscriptions
    - Prise d’informations auprès des acteurs financeurs
    - Accueil des stagiaires
    - Échanges avec les formateurs pour la mise en place des formations et débriefing en cas de litiges (stagiaires, lieu …)
    - Suivi des dossiers d’inscriptions administratifs
    - Conception de tableaux de bords
    - Logistique formation : impression supports, bon de commande, réservation du lieu de formation, mise en place du dossier de formation, logistique déplacement des formateurs
    - Prospection téléphonique auprès des pharmaciens et mise à jour de la base commerciale
    - Mise en place des relances commerciales (par mail et fax)
    - Facturation
    - Gestion du courrier et des fournitures de bureau
    - Tutrice d'une étudiante en BTS Assistant gestion en alternance

  • AIS FORMATION - Assistante de Direction

    NANTES 2002 - 2012 J'ai travaillé de 2002 à 2012 en tant qu'assistante de direction au sein d'AIS Formation (centre de formation en informatique).

    Mon poste a évolué de part les opportunités qui se sont présentées et que j'ai su appréhendées.

    Mon expérience au sein du centre de formation a commencé par l'accueil physique et téléphonique des clients.
    Je m'occupais aussi de la partie administrative des ventes de formations c'est à dire établir les conventions de formation, envoyer les convocations et faire la facturation.
    Liés à ces ventes, j'étais en charge de la commande des supports de cours et de la logistique des déplacements des formateurs (réservation d'hôtels, de voiture ...).

    Du fait de la venue de ma collègue au poste d'accueil, j'ai pu travailler un plus étroite collaboration avec la directrice du centre de formation.
    Elle m'a confié les tâches qui lui incombaient, c'est à dire saisie des tableaux de bords mensuels tout en continuant la partie administrative liée aux ventes.
    Cette nouvelle tâche m'a permis de mieux appréhender en profondeur la "vie" du centre de formation et d'être plus sensible aux coûts liés aux ventes.

    L'activité étant étroitement liée à l'activité des formateurs et aux ventes, j'ai pris le relais quant à la gestion du planning des formations.
    Ce qui implique une gestion humaine. Je suis en charge de rechercher les formateurs extérieurs lorsqu'il y a un nombre important de formations une même semaine tout en respectant les règles de marge établies.
    Ce qui suggère une part de négociation auprès des différents indépandants que l'on sollicite.
    Ce planning qui est le coeur de l'activité car il est destiné aux commerciaux, aux formateurs ainsi qu'aux assistantes, l'animation de réunion est nécessaire pour coordonnées toutes les équipes.
    Je suis en charge de les mettre en place et d'apporter les informations nécessaires à la prise de décision sur certaines formations.

    Etant devenue de plus en plus autonome sur mon poste, j'ai repensé les documents que toutes les équipes consultent.
    Cela a été très enrichissant pour moi car il faut s'adapter aux règles établies et afin d'obtenir les informations plus rapidement, il a fallu repenser les documents.

    J'ai pu étoffer mon poste grâce à l'opportunité d'intégrer la partie commerciale au niveau du centre de formation. Je trouve qu'il est très intéressant de s'occuper d'un client autrement qu'au niveau administratif. Maintenant, je peux leurs apporter les solutions de formations pour les collaborateurs.

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