Dominique PLUTA

En résumé

Entreprises

• SYNDEX - Assistante Administrative

  Paris 2017 - maintenant

• ESEAN - Assistante de Direction Générale

  2010 - 2016 Etablissement de Santé pour Enfants et Adolescents de la région Nantaise. Secrétariat FAS, association gestionnaire de l'ESEAN : suivi administratif et légal - Assistanat Direction ESEAN : gestion quotidienne des activités et dossiers - Secrétariat Cadres de Santé : gestion appels, agendas et frappe divers documents - Services Généraux : gestion planning de réservation des salles de réunion, véhicules de fonction, accès - Ressources Humaines : gestion administrative des stagiaires accueillis (convention, tableau de suivi, badge, etc.) en lien avec organismes et établissements de formation - Comptabilité : secrétariat du Responsable Financier - Assurance : gestion complète et autonome des sinistres - Unité d'enseignement ESEAN « Ecole des petits géants » : Gestion administrative (Heures Supplémentaires d'Enseignement ; Heures de Coordination) en relation avec l'inspection académique de Loire Atlantique – Accueil : encadrement et coordination de deux équipes d’hôtesses d’accueil.

• EDITIONS QUO VADIS - Assistante de Direction Administrative et Financière

  1999 - 2010 Principales tâches
  Secrétariat du Directeur Financier et de deux cadres (Responsable Comptabilité Contrôle de Gestion et Responsable Juridique) : tri et diffusion du courrier ; filtrage téléphonique ; frappe et mise en page de courriers, notes, documents ; création et mise à jour de l’organigramme du service.
  Suivi de l’agenda du Directeur Financier incluant la gestion de présence et des congés du service.
  Responsable de l’achat des fournitures de bureau du service.
  Gestion du classement et de l’archivage : écriture et mise en place d’une procédure au sein de la Direction Administrative et Financière pour l’archivage des données. Procédure approuvée par la Direction Générale et diffusée, pour application, à toute la société.
  Organisation complète des déplacements des collaborateurs et des séjours à Carquefou des intervenants externes (clients, fournisseurs, filiales).
  Assure la fonction de Correspondant Qualité et de Correspondant Environnement du processus Administration.
  Animation du fonctionnement récurrent du système ISO pour le processus Administration (carte processus ; plan d’amélioration ; indicateurs ; système documentaire Obsys).
  Relations internes et externes :
   Relations avec les Directeurs, les Responsables de Service et les Délégués Commerciaux.
   Relations avec tous les contacts du Directeur Administratif et Financier (banques, cabinet d’avocats, filiales).
   Relations avec l’agence de voyage de la société, les hôtels, les loueurs de véhicules.
  
  Assistance Finance :
   Gestion complète et autonome du traitement des frais des commerciaux et des personnes sédentaires (réception des frais, contrôle, règlement et comptabilisation).
   Publipostages pour les services Comptabilité Fournisseurs, Clients et Générale.
   Préparation des circularisations demandées par les Commissaires aux Comptes dans le cadre de la revue annuelle des comptes de la société.
  
  • Assistance Juridique :
   Gestion complète et autonome des assurances de la flotte automobile (incluant le parc engins) et des sinistres.
   Back-up administratif sur la gestion des contrats et des licences.
   Préparation des Conseils d’Administration avec le Juriste d’entreprise.
   Polyvalence du contrôle factures Juridique.
  
  Tâches ponctuelles
  • Rédaction de procédures et d’instructions de travail pour les assistantes des Directions Générale, Commerciale et Ressources Humaines : archivage ; commande de billetterie (hôtel ; location véhicule courte durée).
  • Création de formulaires.
  • Traduction en anglais des lettres de relance pour le service Comptabilité Clients.
  • Création d’un formulaire de demande d’avoir fournisseur en français et en anglais pour le service Comptabilité Fournisseurs
  • Assistance côté Service Clients : traductions et mailing clients.

• SAUNIER DUVAL EAU CHAUDE CHAUFFAGE - Assistante de Direction Financière Groupe Bilingue Anglais

  1995 - 1999 Travaux de secrétariat classique bilingue anglais pour la Direction Financière (six personnes).
  Rôle d'interface et gestion des relations internationales avec les directions financières du groupe.
  Coordination des travaux financiers entre les filiales du groupe.
  Organisation complète des déplacements professionnels.
  Gestion des agendas du Directeur Financier et de ses cinq collaborateurs.
  Gestion des congés du service.
  Gestion du budget des fournitures de bureau.

• BNP CAPITAL - Secrétaire de Direction Commerciale Bilingue Anglais

  1993 - 1995 Secrétariat classique pour deux vice-présidents et trois cadres responsables des clients basés en Europe du Sud, aux Etats-Unis, au Canada, en Australie, en Amérique Latine et en Asie.
  Coordination et soutien de l'équipe commerciale.
  Coordination avec les assistantes des agences BNP.
  Montage des dossiers pour appels d'offre et mise en page des rapports d'activité.
  Organisation complète des voyages.

• KENSINGTON COMPUTERS - Secrétaire Commerciale & Comptable

  1990 - 1993 Secrétaire Commerciale et Comptable (langue anglaise uniquement) - 3 ans
  Accueil physique et téléphonique des clients.
  Frappe et mise en page des propositions commerciales.
  Responsable de la vente des fournitures informatiques : gestion du stock, passation des commandes auprès des fournisseurs, gestion du carnet de commandes clients, suivi logistique, règlements fournisseurs, facturation clients.
  Suivi des comptes clients (remise en banque des règlements et gestion mensuelle des relances).

Formations

• ENSEC

  Nantes 1987 - 1989 BTS
  
  : BTS Bureautique et Secrétariat Trilingue (français, anglais, allemand).

• Facculté De Lettres Et Langues

  Nantes 1985 - 1987 DEUG de Langues
  
  Anglais, Allemand, Italien

• Lycée Notre Dame

  Challans 1982 - 1985 Baccalaureate Degree
  
  Lettres et Langues (Anglais, Allemand)

Réseau

• Annick LODIN

• Avril VALERIE

• Charlotte LERAT

• Fabienne PATOUILLERE

• Fadia MICHEL

• Ludovic FOUQUET

• Nathalie ADAM

• Stephanie ANGIBERT

• Veillaux STÉPHANE