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Florence ZAMBONI

Paris

En résumé

Depuis 2000, j'ai fait le choix d'approfondir mes compétences et de découvrir mon métier au travers de plus petites structures pour enrichir mon expérience et développer ma polyvalence. Je privilégie la poly-compétence, la diversité des missions et l’autonomie. J’aime être impliquée dans de nouvelles missions.
Travailler dans une PME c’est s’impliquer davantage dans son développement. Mais c’est aussi et surtout parce que les PME ont l’avantage de bénéficier d’une rapidité d’exécution et de prise de décision.

Le cœur de ma compétence d’office manager repose sur 4 piliers.

1er pilier : c’est la Gestion administrative d’une entreprise
Je peux rédiger des courriers, gérer les déplacements et effectuer un suivi dans le cadre d’un reporting, organiser des réunions de direction jusqu’à l’organisation d’événements pour 300 personnes.

2ème pilier correspond au support dans la gestion administrative du personnel.
J’ai été chargée de collecter les variables de paie de 35 salariés, de préparer l’arrivée de nouveaux salariés, de suivre les absences, les congés, les tickets restaurants, de planifier les visites médicales périodiques, de contrôler les notes de frais.

3ème pilier : support et aide à l’expert comptable (en lien avec un cabinet comptable) - édition et suivi des factures de vente mensuelles, relance, contrôle des règlements. J'ai récupéré le nombre de jours à facturer chaque mois sur les comptes-rendus d’activité des consultants en vue d’établir la facturation client.

4ème pilier : responsable des Moyens généraux et de la bonne gestion du site.
J'ai effectué la maintenance des petits travaux, réparations en cas de dysfonctionnement, géré et assuré l'ensemble des approvisionnements de l'entreprise, fournitures, consommables.

Mes compétences :
Rédaction
Outils bureautiques
Assistante de direction
Organisation d'évènements
Encadrement
Orthographe
Microsoft Excel 2010
Gestion des voyages
Gestion des agendas
Adaptabilité
Facturation
Accueil
Fiabilité
Dactylographie
Gestion des absences
Collecte des variables de paie
Contrôle règlements
Contrôle notes de frais
Relance client
Planification des visites médicales périodiques

Entreprises

  • Accenture - ASSISTANTE DE DIRECTION

    Paris 2015 - 2015 Support de 3 Directeurs (1 anglophone)
    * Gérer les agendas complexes des Associés directeurs ;
    * Préparer, organiser les déplacements des Associés directeurs ;
    * Concevoir, rédiger et diffuser des courriers, rapports, messages électroniques ;
    * Planifier et organiser les réunions, les séminaires et événements ;

  • Association SCIENCE ACCUEIL - CHARGEE DE MISSIONS

    2011 - 2013 * Piloter l'accueil, l'organisation et la gestion administrative de chercheurs, doctorants, professeurs, étudiants ;

  • MédecinDirect - OFFICE MANAGER

    Paris-15E-Arrondissement 2010 - 2010 MédecinDirect - Longjumeau (91) - Start-up de 15 médecins (6 mois)
    * Gérer, l'accueil téléphonique et physique ;
    * Aider à la gestion administrative RH (contrats de travail, paie, organismes sociaux) ;
    * Interfacer avec le cabinet comptable : gestion de la facturation mensuelle fournisseurs ;
    * Suivre les relations avec les fournisseurs, banques ;

  • BFA CONSEIL - ASSISTANTE DE GESTION

    2006 - 2009

  • Intérim - Assistante de direction

    CHAMBRAY LES TOURS 2004 - 2005 J'ai réalisé des missions d'intérim au sein de différentes entreprises pour des remplacements ponctuels de courte à moyenne durée dans des secteurs très divers.

  • NSight France - Office Manager puis Resp. Admin et RH

    2000 - 2003 Création de poste.
    En septembre 2000, j'ai accepté un nouveau challenge et donné une nouvelle dimension à ma carrière en entrant comme Office Manager dans une start-up d'une dizaine de personnes, spécialisée dans la mise en œuvre de PeopleSoft à Paris. Elle est ensuite devenue une SSII de 35 personnes.

    Outre la gestion administrative du personnel de l'entreprise avec les responsabilités suivantes :
    - les éléments variables de paie,
    - la gestion des absences (congés, maladie, RTT),
    - les remboursements de dépenses des salariés,
    - les déclarations sociales,
    - la tenue des charges sociales,

    j'ai également eu en charge la gestion administrative et commerciale :
    - la coordination de la gestion admin. de l'entreprise en maîtrisant les coûts, les délais et les procédures,
    - la rédaction de notes et diverses correspondances,
    - la recherche de partenariats et la prospection de nouveaux marchés,
    - le contrôle et le règlement des factures fournisseurs,
    - le règlement des litiges fournisseurs,

    j'ai assuré également la comptabilité et la communication/l'événementiel :
    - la responsabilité de la facturation clients,
    - le contrôle des encaissements,
    - le recouvrement de créances,
    - l'organisation de séminaires, de salons professionnels.

    Organisée, rigoureuse et dynamique, j'ai le sens du relationnel et les challenges sont mes principaux atouts ; ils m'ont permis de mener toutes mes missions avec succès.

  • ACCENTURE - Secrétaire de Direction

    Paris 1991 - 2000 Accenture, acteur majeur du conseil en management et services informatiques, propose ses compétences, qui vont de la définition de stratégies ou de technologies de l'information au développement de solutions informatiques. Accenture est l'un des leaders mondiaux du conseil en management, technologies de l'information et services.

    Je suis entrée au service d'Arthur Andersen & Cie (GIE) en janvier 1991, comme secrétaire bilingue. J'ai travaillé pour 5 managers. Les "Green" ne sont pas proposées aux Associate Partner ni aux Partner, elles doivent d'abord se former aux méthodes de travail rigoureuses mais également à un environnement particulièrement exigeant. Mon rôle consistait principalement à gérer les différents agendas, organiser les voyages, recevoir des appels téléphoniques et en transmettre les messages, mettre en forme des propositions clients, les dupliquer et les "binder", facturer les honoraires chaque fin de mois.

    En 1992, la société s'est restructurée et je suis passée sur l'entité Arthur Andersen Informatique. Puis, en 1994, la société est devenue Andersen Consulting (structure que j'ai connu jusqu'à ma démission en août 2000).

    En 1996, j'ai souhaité davantage de responsabilités. Un poste venait de se libérer sur un site externe au siège (site de développement et de maintenance du logiciel MAC-PAC). J'étais en charge de l'organisation des formations MAC-PAC destinées aux clients (des inscriptions jusqu'à la facturation). Des sessions de formation avaient été planifiées et proposées aux clients suite à l'arrêt de la maintenance d'une très ancienne version. Un mailing avait été adressé à tous les clients utilisateurs de MAC-PAC pour leur proposer la nouvelle version mais surtout le planning des formations. Ces formations ont généré un chiffre d'affaires d'environ 55.000 Euros/an.

    Une autre de mes réalisations dont je suis fière a été l'organisation d'un séminaire pour 300 personnes, destiné aux consultants appartenant au pôle de compétences SAP, deux mois avant la date fixée par l'associé responsable. J'ai dû mobiliser toutes mes capacités et mes ressources pour d'une part tenir les délais : il fallait prospecter un site capable de nous accueillir à ladite date par l'associé, disposant d'une salle plénière et de six salles de sous-commissions, préparer les invitations, planifier la restauration sur place, prévoir les différents matériels de projection, la décoration florale, ... et d'autre part optimiser le budget d'une telle envergure.

  • CORDIS - Secrétaire bilingue - Service Achats

    1990 - 1990 Société Cordis Biot Opérations filiale de Cordis Corp. Miami USA
    Fabrication de matériel médical implantable.

    Négociation avec les fournisseurs, gestion des stocks, commande de matières premières et matériel chirurgical.

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