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Gaëlle BERNARD

Paris

En résumé

Empathique
Persévérante
Sociable
Aimant le travail en équipe
Proactive
Etre assistante ne signifie pas seulement savoir bien gérer un ou plusieurs agendas.
Le travail en équipe implique collaboration, bonne entente, organisation, échange d'idées - l'assistante d'un service aide à tout cela.

Mes compétences :
Pack office
Droit

Entreprises

  • SONEPAR - Assistante bilingue anglais du Secrétariat Général

    Paris 2009 - maintenant Assister la Secrétaire Générale Groupe et son équipe sur les sujets en cours - organisation et préparation des documents juridiques pour les Conseils de la Holding - des autres conseils pays (à Paris ou hors France) - Préparation de l'Assemblée Générale Annuelle de la société - Gestion et suivis des divers dossiers juridiques
    Gestion / administration de la base de données juridique de la société (en collaboration avec les autres contributeurs au sein de chaque pays) - Aide à la gestion du dossier des marques de la société (suivi du renouvellement des marques, preuve d'usage etc...) - suivi d'agendas - organisation des déplacements de l'équipe.

  • Heidrick & Struggles - Assistante de Direction bilingue anglais

    PARIS 2008 - 2008 Assister deux consultants dans leurs missions – ouverture de missions (logiciel SearchPalace) – réception des contrats signés et vérification auprès du service juridique de la société - rédiger et mettre en forme des « candidates reports »
    Organiser des RDV avec les candidats, organiser leurs déplacements afin de rencontrer les consultants – mettre en relation les candidats avec les clients – organiser des Vidéo Conférences - faire le suivi des factures et impayés – traduction de CV en français et en anglais – tenir à jour la base de données, veiller à ce que tous les documents en rapport avec une mission soient bien enregistrés dans SearchPalace – organiser les déplacements des consultants – travailler en équipes sur les missions – vérifier l’obtention des diplômes des candidats – fermeture des missions – envoi d’ajustement au client en fin de mission.

  • Mazars & Guérard - Assistante de direction bilingue anglais

    Paris La Défense 2008 - 2008 Assister deux consultants dans leurs missions – ouverture et fermeture de missions : codes clients et codes projets (logiciel « Planet – Oracle ») – planification des collaborateurs sur les missions - Renouvellement, réception et classement des contrats des missions en cours – travailler en collaboration avec la Cellule Appel d’Offres pour les envois des dossiers de candidatures du service Organisation & Systèmes et du Secteur Public – Réservation de salles, organisation de réunions et vidéos conférences pour les associés et les équipes (Paris et autres bureaux Mazars) – gestion des factures clients et fournisseurs (et relance factures) (« Panet – Artemis »), suivi des encours des Associés – enregistrement des notes de frais et feuilles de temps dans la base de données « Planet » (travailler en collaboration avec le Service Production) - travailler en équipes sur les missions (présentations) – accueil des nouveaux collaborateurs (en collaboration avec les services des Ressources Humaines).

  • Deloitte & Associés - Assistante de Direction bilingue anglais

    Puteaux 2007 - 2008 Assister l’Associé et ses collaborateurs dans la sortie des rapports d’audit – facturations clients – création de codes clients et de missions

    Seconder mon supérieur hiérarchique (Associé – DG – Senior Manager) dans l’exercice de leurs responsabilités quotidiennes (secrétariat - téléphone – gestion voyages – gestion agenda – notes de frais - classement)

    Présentation Power Point pour réunions – tableaux statistiques audiences (chaînes et sujets proposés chez Lycos.fr) – présentations comptes rendus annuels chez les clients pour le Cabinet Deloitte & Associés

  • Lycos France - Assistante de Direction bilingue anglais et Office Manager

    Waltham 2006 - 2007  Gestion des Services Généraux (Lycos – SCA) en collaboration avec la DRH
     Assistante de direction – gestion d’agenda – filtrage téléphonique pour tous les collaborateurs – gestion notes de frais du Directeur Commercial et autres collaborateurs
     Gestion des réquisitions judiciaires en collaboration avec l’avocat de la société (Lycos.fr)

  • Hôtel Paris Marriott Champs-Elysées - Assistante de direction bilingue anglais

    2001 - 2004 Hôtel de 192 chambres, accueillant une clientèle internationale, principalement venue du Moyen-Orient et des USA, Asie et Customers de GB. Ayant un Lobby-Bar (accueillant les clients de l'hôtel mais également une clientèle extérieure, de même pour leur restaurant "Le Pavillon".
    J'occupais le poste d'assistante de direction bilingue anglais. J'assistais le Directeur Général dans l'exercice de ses responsabilités quotidiennes - tenue des agendas - accueil et filtrage téléphonique - organisation des déplacements du DG et des responsables des autres services - gérer les dossiers hebdomadaires (constitution, ordre du jour, comptes rendus de réunions) - gérer les plaintes clients (en anglais et français) en collaboration avec la Directrice des Opérations - Travailler en collaboration avec les responsables des différents services - gérer les flux de fax pour chaque service, classement - courrier et rédaction de comptes rendus de réunions commerciales - missions ponctuelles en Ressources Humaines: gestion des CDD et enregistrement des DUE.

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