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Gaëlle LE BEC

BOISSY SOUS SAINT-YON

En résumé

Au cour de mon expérience au sein de l'APIJ, j'ai assisté 4 directeurs et 1 équipe transversale. J'ai réceptionné, trié, distribué et géré le courrier. Je gère l'accueil téléphonique et physique, je rédige également des courriers, des notes, des rapports et des compte-rendus de réunions. J'ai crée des présentation, rédigé un panorama de presse, constitué et suivi des dossiers. J'ai également organisé des déplacements en France et en Outre-Mer.

Cela m’a permis de développer mon autonomie, ma patience et mon organisation. Je suis également sociable, souriante et agréable. Rigoureuse et motivée, je serai en mesure de répondre aux exigences de votre entreprise, tout en apportant ma part de savoir-faire. La discrétion et la polyvalence sont mes atouts majeurs. Je maîtrise l'outil bureautique et les outils de communication, indispensables pour le traitement des dossiers. Je respecte la confidentialité des informations qui me sont communiquées et sais prendre des initiatives à bon escient.

Mes compétences :
Assiduité
Réactivité
Empathie
Rigueur
Organisation
Travail en équipe
Discrétion
Sage Accounting Software
Microsoft Word
Microsoft PowerPoint
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Polyvalence
Gestion d'agenda

Entreprises

  • Oppic - Assistante de gestion

    2016 - maintenant Assurer la gestion administrative des marchés de leur notification à leur clôture :
     vérifier les pièces constitutives des marchés
     réaliser les actes règlementaires (notification, nantissement, exemplaire unique, vérification des assurances)
     assurer le suivi administratif des avenants, décision de poursuivre…
     préparer l’agrément des sous-traitants et procéder à la notification

    Assurer l’exécution et le suivi financier des marchés :
     saisir les marchés dans l’outil de gestion dématérialisée des paiements
     saisir les demandes d’engagements
     préparer et mettre en paiement les acomptes et les factures présentés par les entreprises auprès de l’ordonnateur
     tenir les tableaux de bord de suivi financier des marchés et alerter le cas échéant
     informer les entreprises des règlements effectués
     assurer la clôture comptable des marchés,


    Assurer le classement des dossiers de marché et contribuer à l’archivage des opérations
    Organiser des réunions et gérer les agendas de plusieurs personnes
    repondre au téléphone et diriger les appels

  • Agence Publique pour l'Immobilier de la Justice - Assistante de direction

    2014 - 2015 Assister quatre directeurs et une équipe transversale.
    Réceptionner, trier, distribuer et gérer le courrier.
    Répondre au téléphone et diriger les appels.
    Mettre en forme des documents.
    Rédiger des courriers, des rapports, des notes, des mailings et des comptes-rendu de réunion.
    Rédiger un panorama de presse.
    Gérer plusieurs agendas complexes simultanément.
    Constituer et suivre des dossiers.
    Préparer des réunions régulières avec des intervenants extérieurs.
    Organiser un séminaire de près de 100 personnes.
    Préparer des documents sur Word, Excel, PowerPoint.
    Rechercher des informations, faire une veille documentaire.
    Gérer les déplacements en France et en Outre-Mer.

  • LIATECH - Secrétaire commerciale

    2012 - 2013 Concevoir et réaliser un catalogue produits de plus de 500 pages.
    Constituer des dossiers, contrôler les données, les retours et les relances.
    Réceptionner, trier, distribuer et gérer le courrier.
    Répondre au téléphone et diriger les appels.
    Mettre en forme des documents.
    Composer des courriers aux clients et faire des mailings.
    Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Sage.
    Faire des devis sur Word et sur Sage.

  • GIE Ecureuil crédit - Archiviste

    2011 - 2012 Inventorier et classer les documents.
    Archiver les dossiers.

  • Crédit du Nord - Employée administrative

    2010 - 2010 Contrôler les données et finaliser des dossiers de prêt.
    Inventorier et classer les documents.
    Archiver les dossiers.

  • Crédit du Nord - Employée administrative

    2008 - 2008 Réceptionner, trier, distribuer et gérer le courrier.
    Contrôler les données, les retours et les relances.
    Inventorier et classer les documents.
    Archiver les dossiers.

  • Crédit du Nord - Employée administrative

    2007 - 2007 Réceptionner, trier, distribuer et gérer le courrier.
    Inventorier et classer les documents.
    Archiver les dossiers.

Formations

  • IFOCOP (Paris)

    Paris 2014 - 2014 Diplôme de niveau III reconnu par l'Etat

    Comptabilité financière,
    Droit commercial et droit du travail,
    Écrits professionnels, suivit des dossiers ou des événements,
    Assister un responsable / dirigeant d'entreprise.

  • Université Paris 7 Denis Diderot

    Paris 2007 - 2011 Licence de Lettres Modernes

Réseau

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