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ICF HABITAT La Sablière
- Assistante de direction
2012 - maintenant
Administrer un agenda fluctuant
Interface auprès de différentes Directions : Direction générale, Direction de la Communication et des
quatre Directions Territoriales (gestion du flux d’informations)
Préparation des Assises des Amicales de locataires (200 pers.)
Suivi budgétaire - budget
Interlocuteur direct auprès des collecteurs du 1% afin d’obtenir des fonds pour le montage
d’opération immobilière (3 M€/2012 - en cours 2,5 M€/2013)
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F/I/E/
- Assistante auprès du PDG
2011 - 2011
Administrer un agenda complexe et gestion des dossiers personnels du Président
Interface auprès de contacts de haut niveau : Dirigeants, Hommes politiques, RP
Mise à jour de la base de données des contacts sur Outlook (3000 contacts)
Réservations : trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules pour déplacements professionnels et
personnels
Organisation du bureau de la direction générale (Follow-up, procédure des signatures, agencement,
archivage…) et rationalisation du classement informatique et des dossiers
Réaliser le planning du chauffeur, salle de réunion, congés
Mise en forme de PSE, propositions commerciales et autres documents confidentiels
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FIMALAC - Holding Financier
- Assistante du Président
2008 - 2009
Gestion très complexe de son agenda et de plannings.
Suivi des dossiers personnels et professionnels
Organisation des déplacements
Supervision : chauffeur, personnels de maison
Gestion de fichiers
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FCB, Holding Financier
- Assistante du Président
2007 - 2008
Mise en place de classement pour chaque acquisition de sociétés et prise de participations.
Gestion très complexe de son agenda et de plannings.
Forte implication dans les dossiers et interface auprès des liquidateurs et administrateurs judiciaires, avocats, banquiers, conseils ...
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COGEDIM
- Assistante de Direction, statut cadre
PARIS
2006 - 2007
Mission auprès du Directeur Financier Corporate - PARIS
Interface entre les équipes comptables et les contrôleurs de gestion
Participation à la réalisation du reporting mensuel
Rédaction de courriers, mail
Gestion organisationnelle du service
Création et mise à jour de bases de données, procédures
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CB RICHARD ELLIS RESIDENTIEL
- Consultante, statut cadre
2006 - 2006
Mission : audit du parc immobilier d'habitation d'une banque de renommée internationale, en vue de la vente à la découpe ou en bloc des 650 lots
Réalisations probantes :
Après l'analyse des besoins et la compréhension des enjeux, j'ai soumis à l'approbation de la Direction une base de données permettant à terme d'effectuer les mises à jour automatiques et de présenter une base de données selon leur choix final, vente à la découpe ou en bloc à des futurs investisseurs institutionnels. Confidentialité et rigueur étaient les mots clés de cette mission.
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OXUS Editions Littéraires & Musicales
- Assistante de Direction, statut cadre
2003 - 2004
Mission : gestion organisationnelle du bureau exécutif
Interface entre l'interne et l'externe
Management : accueil, encadrement et supervisation du travail des secrétaires, stagiaires et apprentis
Gérer et optimiser les flux d'informations
Organiser les déplacements, les alons, réunions
Suivi de dossiers : Conseil d'administration, dossiers juridiques, téléphone, informatique, assurances, fournitures, coursiers, absences, stocks CD
Participation au Business Plan, à la création d'une nouvelle structure
Réalisations :
Réalisation d'une charte commune
Elaboration des fiches de notes de frais, d'une base de données de contacts, des fiches d'absences
Création : de cartons d'invitations, de bon de commandes, d'affiches, du classement et de l'archivage
Après appel d'offres et réalisation d'études comparatives après appels d'offres : téléphone, informatique, assurances,fournitures de bureau, coursiers.
Envois presse : étude comparative entre divers prestataires, La poste et notre coursier se sont positionnés au final c'est la société de course qui a remporté le marché sur Paris coût moins élévé que par la poste, délai de remise des plis en mains propres le jour même, enlèvement des plis directement à notre siège, confirmation de remise pour chaque envoi. L'conomie représentait environ 20 % et avec l'assurance de remise de chaque pli en mains propres.
Fournitures de bureau : économie réalisée en 6 mois de 40 %
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SOVAKLE
- Assistante de Direction
1998 - 2002
Société de gestion immobilière filiale du CEA-I
Assistante de Direction du Président - Statut cadre
Missions :
Effectuer les tâches classiques de l'assistanat
Organiser les déplacements, réunions, séminaires trimestriels, salons (MIPIM) fêtes de fin d'années
Interface entre les 8 délégations et la direction, et les relations avec le CEA-I et les autres intervenants externes
Assurer la confidentialité des transferts de données, anticiper les priorités
Gérer le flux d'informations par une veille économique (articles de presse, lettre d'informations,...) et diffusion aux délégués et membres du personnel
Préparer les dossiers des Conseils d'administration (ordre du jour, feuille de présence, constitution du dossier remis à chaque administrateur)
Instruire certains dossiers et suivre les actions à mener suite aux décisions prisent en Comité de Direction (hebdomadaire)
Réalisations :
Proposer des solutions organisationnelles, créer et vérifier le respect des procédures : création d'un manuel sur l'archivage et d'une charte commune des documents internes et superviser la mise en application, centralisation des problèmes recontrés afin de faire évoluer les procédures
Lister les réclamations des locataires avec transfert aux délégations pour actions et suivi des litiges
Création d'événements festifs (fêtes de fin d'année, départ à la retraite, visite de site du groupe)
Organiser, planifier, superviser les déménagements internes et externes de l'entreprise
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AUGUSTE THOUARD
- Assistante de Département
1989 - 1998
Société de Conseils en Immobilier d'entreprise
Assistante de Département de Directeurs de Centre de Profit - Statut Cadre
4 ans au Département Grandes Transactions & Foncier
2 ans au Département IDF Sud Activités
3 ans au Département IDF Commerce
Missions :
Interface entre les membres de l'équipe commerciale et le directeur
Encadrement des assistantes commerciales (entre 3 et 8 selon les équipes)
Organisation et gestion de la logistique du centre de profit (2 standardistes, fournitures de bureau, accueil visiteurs, salle de réunion, coursiers, dispatch du courrier et télécopies, ...)
Définir et appréhender les besoins des clients grands comptes
Superviser les actions commerciales (cibles, prospects, réalisation des plaquettes, envoi des mailings)
Organiser les rendez-vous et réunions (équipe et direction) du Directeur
Vérification et validation des fiches de trandactions, facturations, mandats, baux, promesses de vente et actes définitifs.
Réalisations :
Tableaux de Bords Mensuels Commerciaux et Financiers par collaborateurs et consolidation des résultats de l'équipe commerciale
Rapport Trimestriles de Management : stock, flux, nombre de transactions par surface, appréciation des objectifs réaliser, suivi du budget publicité (flux des panneaux, plaquettes, mailings), suivi de la réalisation de l'objectif du chiffre d'affaires
Logistique : veiller au bon fonctionnement des services internes et externes liés à l'actvité du centre de profit
Représentante au Comité de Pilotage pour l'équipe IDF Sud Activités, site pilote pour la mise en place de la nouvelle application informatique de gestion commerciale suite au nouveau schéma marketinf (offre/recherche).
Elaboration du rapport sur la nouvelle application, remis au Directeur Général, sur tous les problèmes abordés et rencontrés, résolus ou non, accompagné de la liste des évolutions prioritaires à résoudre et à mettre en place selon un planning définit, avant l'industrialisation aux autres équipes commerciales.
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ECONOCOM
- Assistante de Direction
Puteaux
1986 - 1989
Société de Conseils en Informatique - 14 implantations dans le monde
Assistante de Direction du Président et Responsable des Services Généraux - Statut Agent de Maîtrise
Poste essentiellement basé sur le relationnel et l'organisationnel
Tâches classiques de l'assistanat (filtrage des appels - nombreux contacts -, gestion du planning du Président très complexe et en perpétuel mouvement, de ses déplacements fréquents, et de l'accueil des visiteurs)
Gestion des dossiers personnels du dirigeants et suivi des actions menées
Vérification des parapheurs avant signature du Président, au nombre de 20 à 30 par jour
Organisation des réunions patrons de pays (trimestriels) et des réunions internes avec les Directeurs d'Agence et de filiales françaises
Relations avec la presse (presse écrite économique, audiovisuelle) et les apporteurs d'affaires
Réalisations :
Organisation de la participation du Président à une émission de télé, à sa nomination en tant qu'Entrepreneur de l'année.
Mise en place de la gestion des services généraux (étude des prix, ciblage des besoins, planning des commandes internes, création de bon de commande, de bloc note interne, supervisation de l'accueil et de la standardiste).
Supervisation et organisation de cocktails : réunion des actionnaires suite à l'augmentation de capital, présentations annuelles des résultats du groupe
Organisation des réunions de patrons de pays : recherche d'hôtels différents non conventionnels à chaque réunions(lieux historiques et raffinés, facile d'accès, étude des coûts et des prestations)l'objectif étant de leur rendre un séjour agréable et enrichissant de notre capitale
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CARITA
- Assistante de Direction
VIOLS LE FORT
1982 - 1986
Société de Cosmétique & Salon d'Esthétique et de coiffure
Assistante de Direction auprès du Directeur Administratif & Financier - Statut Agent de Maîtrise
Tâches classiques de l'assistanat (filtrage des appels, frappe de notes, rapports, courriers, télécopies, accueil des visiteurs)
Organisation des rendez-vous et réunions et participation à certaines afin de suivre les actions à mener
Interface entre les différents services (DRH, Marketing, Comptabilité, Informatique, Organisations syndicales, Production & fabrication)
Relations avec les membres des représentants du personnel.
Réalisations :
Participation à la préparation du budget (centralisation des données et consolidation des différents départements)
Reporting au Directeur des actions menées au niveau organisationnel (achats de fournitures bureau et bureautique, mise en place des circuits de validation des dépenses - notes de frais - stocks produits pour le salon - self - service pressing - commande de plaquettes institutionnelles)
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CARTIER
- Assistante de Direction
Paris
1978 - 1982
Société de Haute Joaillerie
Assistante de Direction du Directeur Administratif & Financier - Statut Agent de Maîtrise
Interface entre les Directeurs de boutiques, caissiers, stockistes
Tâches classiques de l'assistanat (filtrage des appels, frappe et rédaction de notes, courriers, rapports, accueil des visiteurs)
Organisation de l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements)
Suivi des blocks polices, des objets en confiés.
Elaboration des "Flash mensuel" du chiffre d'affaires des boutiques.
Suivi du respect des procédures de sécurité.
Réalisations :
Préparation des inventaires des boutiques et du stock (annuel), pointage du fichier des objets mal répertoriés, recherche de la traçabilité pour réafectation dans le stock de la boutique avec la bonne codification (numéro de familles et d'objets) avant inventaire.
Pointage par équipes de deux des familles d'objets le jour de l'inventaire.
Traitement des informations après inventaire (mauvaise référence, sortie de stocks invalides, erreur de pointage, ...)
Contrôle ponctuel avec le Directeur de certaine boutique pour vérification de marché parallèle
